Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как провести годовое собрание участников ООО». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для начала следует уточнить, что такое очередное собрание. Согласно действующего законодательства и устава организации очередное общее собрание – это мероприятие, в котором участвуют участники, и проводится по инициативе исполнительного органа. В качестве исполнительного органа выступает директор организации.
Сроки проведения очередного собрания
Общее собрание участников является высшим органом управления в ООО, к компетенции которого относятся вопросы, определенные в ст. 33 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – ФЗ об ООО).
Итак, поговорим об очередном общем собрании участников, которое должно проводиться во всех ООО без исключения. В соответствии со ст. 34 ФЗ об ООО очередное общее собрание участников общества проводится в сроки, определенные уставом общества, но не реже чем 1 раз в год. При этом, как говорится в законе, уставом общества должен быть определен срок проведения очередного общего собрания участников общества, на котором утверждаются годовые результаты деятельности. Оно должно проводиться не ранее чем через 2 месяца и не позднее чем через 4 месяца после окончания финансового года.
Однако возникает вопрос, кто и какую ответственность несет в случае, если собрание не будет проведено в установленные сроки. По общему правилу очередное общее собрание участников общества созывается исполнительным органом общества (генеральным директором, президентом и др.), порядок созыва общего собрания участников определен в ст. 36 ФЗ об ООО. В соответствии с ч. 11 ст. 15.23.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ (КоАП РФ) за незаконный отказ в созыве или уклонение от созыва общего собрания участников ООО, а равно нарушение требований федеральных законов к порядку созыва, подготовки и проведения общих собраний участников ООО предусмотрена ответственность в виде административного штрафа:
- для граждан – в размере от 2 000 до 4 000 руб.;
- для должностных лиц – от 20 000 до 30 000 руб.;
- для юридических лиц – от 500 000 до 700 000 руб.
Однако если в ООО один участник, на него не будут распространяться требования закона о созыве общего собрания1. И штраф ему тоже не грозит, особенно с учетом того, что у единственного участника больше возможностей принять решение по итогам года, оформив его «нужной датой». Во всяком случае судебная практика, свидетельствующая о привлечении к ответственности за нарушение сроков принятия решения единственным участником по итогам прошедшего года, пока не сложилась.
Расходы на проведение общего собрания
Фактически в законодательстве, в Налоговом кодексе в частности, конкретно не указаны подобные расходы для целей уменьшения налогооблагаемой базы. Это касается как общей системы (вычетов по НДС в т. ч.), так и УСН (здесь вообще перечень закрытый).
В бухгалтерском учете такие расходы можно учитывать как управленческие (на 44 счете, например), а вот в налоговом лучше их не отражать – велика вероятность, что ФНС выбросит эти расходы и заставит пересдать декларации. Правда арбитраж встает на защиту интересов налогоплательщиков и при наличии обоснования и документального подтверждения разрешает включать в базу расходы. Стандартно затраты включают оплату дороги (авиа или ж/д билеты), гостиничные услуги, аренду места собрания, печатные материалы.
Когда проводится очередное собрание?
Сроки проведения очередного общего собрания могут быть четко определены в Уставе. Там может быть прописана как конкретная дата – например, 10 марта, так и относительные сроки – например, первая рабочая неделя по истечении двухмесячного срока с момента окончания финансового года.
Если в учредительных документах подробной регламентации сроков проведения собрания не содержится – компания вправе руководствоваться требованиями закона и провести общее собрание участников общества не позже чем через 4 месяца с момента окончания финансового года, но и не ранее чем через 2 месяца с даты его окончания.
Примечание: В Уставе могут быть продублированы положения Закона и указан период, установленный законом – с 1 марта по 30 апреля.
При этом финансовым годом, как следует из положений ст. 12 Бюджетного Кодекса РФ, является период, аналогичный году календарному – то есть с 1 января по 31 декабря.
Открытие общего собрания учредителей ООО
В рамках ООО общее собрание его учредителей является основным органом, который уполномочен решать определенные вопросы и задачи. Форма проведения общего собрания участников ООО прописана в ФЗ №14, ст.37, в уставном документе и других нормативных актах, в рамках которых действует компания.
Внеочередное общее собрание призвано решить текущие и актуальные вопросы, тогда как очередное проводится в предварительно согласованные сроки.
Предварительно все участники получают уведомление (как минимум за 30 дней до назначенной даты), где указывается место и срок проведения данного мероприятия.
Открытие его происходит согласно времени, прописанному в уведомлении, или после проведения регистрации всех заинтересованных лиц.
За порядок проведения общего собрания участников ООО отвечает уполномоченное лицо. Открыть собрание имеет право глава совета директоров, ревизор или аудитор, по инициативе которых оно состоялось. В ряде случаев открытие находится в компетенции участника ООО, который стал инициатором собрания. Как правило, это представитель исполнительного органа компании или его глава.
Действия лица, ответственного за открытие собрания учредителей ООО, включают регистрацию всех собравшихся. Если на собрании присутствуют представители заинтересованных лиц, то им необходимо предоставить документы для подтверждения своих полномочий. Сюда относится доверенность, заверенная нотариусом, которая содержит основные сведения об уполномоченном лице.
При открытии собрания, его инициатор организует выборы председательствующего, которым становится один из присутствующих. В основном выбор осуществляется большинством голосов, причем одному участнику предоставляется один голос. Иной порядок может указываться в уставе компании.
Какие нужны документы
Для собрания с несколькими участниками нужно четыре документа: уведомление о собрании, лист регистрации, протокол и заявление в налоговую.
Если у ООО один учредитель, документов два: решение и заявление в налоговую.
Уведомление о собрании. Если в уставе не прописано, как и когда предупреждать участников, уведомление отправляют за 30 дней заказным письмом.
В уведомлении дата, время, место собрания и повестка дня
Лист регистрации участников собрания. Перед собранием участники записываются в лист регистрации. На это отводят 15-30 минут, в зависимости от количества человек.
В листе регистрации список участников с паспортными данными и подписями
Протокол собрания. В каждом протоколе обязательно должно быть три вопроса:
- кто будет председателем и секретарем. Председатель ведет собрание, секретарь ведет протокол. Их выбирают из участников общества;
- как будут подтверждать состав участников и итоговое решение. За каждое решение участники ООО голосуют за или против, а еще должно быть понятно, кто вообще был на собрании. Обычно состав и решение подтверждают, когда подписывают протокол собрания;
- как будут подсчитывать голоса. Это делает секретарь или кто угодно из участников.
После этих трех вопросов в повестку дня добавляют тот, из-за которого все собрались. По каждому вопросу — отдельное голосование.
Что такое годовое собрание участников ООО
Годовое общее собрание участников ООО организуют для подведения итогов экономической деятельности компании. Согласно ФЗ об ООО собственники бизнеса вправе ограничиться проведением только ежегодного собрания участников (ст. 34 Федерального закона от 08.02.1998 № 14). Но хотя бы раз в год встреча необходима.
Статья поможет вам оформить годовой отчет ООО по итогам 2020 года, чтобы не сорвалось голосование и не пришлось платить штраф в 700 тыс. руб. Например, обязательно включите в документ сведения о чистых активах.
С 1 января 2021 года действует обычный срок проведения годовых собраний ООО – до 30 апреля 2021 года (ч. 2 ст. 34 закона № 14). С 7 марта 2021 года ООО разрешили проводить годовые общие собрания участников в заочной форме (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 24.02.2021 № 17-ФЗ). Правила временные – до 31 декабря 2021 года.
Компаниям разрешили провести годовое собрание без личного присутствия участников. Стоит ли проводить заочно и правда ли, что новый формат удобнее, решите, когда дочитаете статью до конца. В ней — инструкция, как провести годовое собрание без личного присутствия участников ООО и обойти засады, которые не решил новый закон.
В Госдуме рассматривают законопроект о проведении собраний онлайн. Авторы предлагают дополнить статью 37 закона № 14 нормами о дистанционном проведении собраний ООО, а также ввести новую статью 37.1 о порядке проведения таких собраний (п. 3, п. 4 ст. 3 законопроекта). Пока проект не приняли.
Годовые и внеочередные собрания в ООО сможете проводить дистанционно. Участникам не придется собираться в одном месте, чтобы утвердить годовой отчет, баланс и принять решения по иным вопросам. Правила для онлайн-собраний в АО также перепишут.
Как проводить собрание
Если в Уставе указано, что собрания проводить только с нотариусом, вам нужно заранее выбрать удобного нотариуса, договориться с ним о времени проведения и уточнить список документов. Помните, что собрание с нотариусом стоит денег. Иногда это 10 000 рублей, иногда — больше. Плюс в том, что протокол, заверенный нотариусом, сложнее оспорить. Это пригодится, если вы не дружите со всеми участниками 🙂
Если по Уставу нотариус не нужен, можно провести собрание без него. Выбирайте другой способ утверждения собрания, например, путём подписания протокола всеми участниками. В таком случае включите в повестку ещё один пункт — подтверждение принятия собранием решений и состава участников Общества, присутствовавших на собрании. По нему будет решение: принятие собранием решений и состав участников Общества, присутствовавших на собрании при их принятии, подтверждается подписями всех участников Общества на последней странице протокола собрания.
СРОКИ ПРОВЕДЕНИЯ СОБРАНИЙ
Очередное собрание в ООО проводится в сроки, определенные уставом ООО, но в любом случае не ранее чем через два месяца и не позднее чем через четыре месяца после окончания финансового года. Таким образом, 30 апреля 2022 г. — последний день, когда ООО может утвердить годовые результаты деятельности.
Учитывая, что уведомление о собрании нужно отправить участникам как минимум за 30 дней до его проведения (если меньший срок не установлен уставом), последний день, чтобы это сделать, — 31 марта 2022 г.
Продление периода, в течение которого нужно провести годовое собрание (как в 2020 г.), закон не предусматривает.
Внеочередные собрания проводятся в случаях, определенных уставом, и в иных случаях, если проведения собрания требуют интересы ООО, его участников. В этом смысле особенностей применительно к срокам проведения внеочередных собраний в 2022 г. не имеется.
Порядок проведения общего собрания участников ООО
Перед тем как начать собрание руководитель фиксирует прибытие участников, которые пришли согласно актуальному списку. Участник, пришедший лично, обязан предъявить паспорт. Допускается участие в собрании с помощью своего доверенного лица. Для этого представителю необходимо предоставить руководителю фирмы свой паспорт и доверенность, где четко должны быть прописаны все необходимые полномочия (требования к оформлению доверенности указаны в ст. 185 и ст. 185.1 ГК РФ.)
Доверенность от гражданина должна быть заверена нотариально, от имени компании доверенность оформляется на фирменном бланке организации, подписывается руководителем общества, ставится печать компании (если наличие печати указано в Уставе).
Участники, которые не предоставили паспорт, либо их доверенные лица, у которых нет верно составленной доверенности не допускаются до участия в собрании.
Различают два вида собрания: очередное и внеочередное.
Очередное проводится в установленные уставом сроки и не может быть реже одного раза в год (ст. 34 № 14-ФЗ). А внеочередное собрание может проводиться в любое время (п. 1 ст. 35 того же закона), и для его проведения необходимо наличие интересов общества, а также других оснований, которые указаны в уставе.
Согласно ст. 34 № 14-ФЗ, если собрание (не зависимо от вида) относится к годовым результатам деятельности ООО, нужно проводить его в обязательном порядке с 1 марта по 30 апреля текущего года.
Статьёй 36 того же закона довольно точно определено, как созывается собрание:
1. Все участники должны быть уведомлены о проведении собрания не позднее 30 дней до его начала.
2. В случаях, когда в повестку дня были внесены изменения, повторное уведомление должно быть разослано всем участникам как минимум за 10 дней до собрания, но не позднее этого срока.
3. За 30 дней до начала собрания всем участникам ООО нужно разослать такую информацию и документы:
- годовой отчёт;
- заключение ревизора;
- заключение аудитора (по необходимости) после проверки годовых отчётов и балансов ООО;
- данные о претендентах в исполнительную власть, совет директоров и на пост из числа ревизоров.
Какие собрания относятся к категории очередные
Для начала следует уточнить, что такое очередное собрание. Согласно действующего законодательства и устава организации очередное общее собрание – это мероприятие, в котором участвуют участники, и проводится по инициативе исполнительного органа. В качестве исполнительного органа выступает директор организации.
В течение года организация может провести несколько мероприятий. Количество и сроки проведения будут обязательны, если это предусмотрено уставом организации. Например, в уставе может присутствовать информация, что организация обязана проводить ежеквартально. Причины могут быть разные: распределение прибыли, проверка деятельности организации, организационные вопросы.
В соответствии со ст. 34. Закона об ООО, организация обязана проводить очередное годовое собрание учредителей. Оно созывается для подведения итогов деятельности организации за год. Точные сроки проведения должны быть отображены в уставе. Но существуют определенные требования. Оно должно происходить в период с начала марта до конца апреля.
Важная информация. Если руководство компании уклоняется от созыва очередного, в том числе и годового собрания, она может попасть под административный штраф. Сумма штрафа для организации составляет от пятисот до семисот тысяч рублей. Стоит учитывать, что при обнаружении подобной ситуации, к ответственности будет привлечен исполнительный орган, ответственный за проведение мероприятия. В большинстве случаев подобная ответственность возлагается на директора или руководителя организации.
Существует небольшой нюанс. Если попали в подобную ситуацию, то можно оплатить половину выписанного штрафа. Это возможно, если заплатить штраф в течение двадцати дней после вынесения постановления о назначение штрафа. Но существуют исключения. Это касается ситуаций, когда исполнение акта отсрочено или рассрочено.
Порядок проведения общего собрания ООО
Чтобы собрание ООО носило законный статус, оно должно пройти три фазы:
1. Принятие решения о предстоящем проведении и оповещение всех участников установленным порядком.
Каждый участник предстоящего собрания должен быть оповещен чаще всего заказным письмом или другим способом, который определен Уставом организации. Некорректное оповещение влечет за собой наложение штрафа (это — административная ответственность). Телефонный звонок, оставшийся без ответа, SMS сообщение, ушедшее “вникуда”, не могут считаться достаточными.
При этом факт проведения или же непроведения собрания не имеет значения. Если было принято решение, но участники должным образом не были оповещены, то организация вполне может быть оштрафована на сотни тысяч рублей.
Участники имеют право непосредственно влиять на повестку дня. Для этого они направляют предложения о рассмотрении вопросов на позднее пятнадцати дней до даты мероприятия.
2. Регистрация участников
В протокол собрания участников ООО вносится информация о гражданах, которые принимали участие в мероприятии. В наше время сложилась традиция, когда регистрация носит формальный характер, и в протокол вносится информация об участниках, которые физически находились в другом месте или даже не имели представления о необходимости присутствовать.
Это может повлечь за собой признание о нелегитимности собрания участников общества.
Важно! Чтобы собрание вписывалось в рамки закона, необходимо соблюдение кворума, то есть, присутствие достаточного количества участников для принятия решения. Эта цифра устанавливается Уставом компании.
Личное присутствие не обязательно, участники они могут прислать своих представителей, оформив на них договоренность в установленном порядке.
3. Проведение заседания и оформление протокола
Функция открытия заседания возложена либо на директора, либо на лицо, по инициативе которого мероприятие состоялось. Выбирается председатель, а также тот, кто будет заниматься подсчетом голосов и оформлением протокола.
Весьма интересная традиция сложилась еще с начала образования нашего государства, когда только начали проводиться первые заседания ООО. Если у организации всего лишь два собственника, то открывает ее первый и право председательствовать передает второму.
Зачитывается повестка дня, проводится голосование, рассматриваются вопросы, оформляется протокол.
Порядок проведения собрания
Федеральный Закон об ООО регламентирует порядок проведения собраний учредителей.
Исходя из положений этого закона, в 2017 году собрание проходит следующим образом:
- Регистрация участников. Только прошедшие регистрацию учредители имеют право голоса на собрании. Если сам учредитель не смог присутствовать, он вправе отправить на заседание своего представителя (например, юриста). Он тоже проходит регистрацию, но только после предъявления доверенности.
- Открытие собрания инициатором.
- Решение вопросов. На первом собрании сначала проходят выборы председателя.
- На протяжении собрания все принятые решения фиксируются в протоколе. После записи протокол оформляется в течение трех дней, в двух экземплярах. Чаще всего составлением протокола занимается секретарь компании или юрист.
- В течение десяти дней после собрания копии протокола отправляются всем участникам.
Для решения текущих вопросов достаточно большинства голосов в любом процентном преобладании. Но для особо важных моментов требуется согласие минимум 2/3 учредителей (например, ликвидация ООО, создание филиала, изменение устава).
Для того, чтобы открыть ООО, необходимо провести общее собрание учредителей. На нем должно быть единогласно принято решение об учреждении организации.
Протокол подписывают председатель собрания и секретарь. Их нужно выбрать из числа участников собрания. Готовый протокол прошивать не нужно. Достаточно скрепить его и пронумеровать листы.
Составляется протокол по числу участников собрания. Два экземпляра делают дополнительно: для ФНС и для внутренней документации фирмы.
Закон требует, чтобы протокол был заверен нотариусом. Для этого он должен присутствовать на собрании. Это требование можно обойти. Пропишите в уставе другой способ для заверения протоколов собраний:
- видеофиксация
- аудиозапись
- подписание протокола всеми участниками собрания
Для хранения протоколов, видео и аудиозаписей у общества должна быть специальная папка. В нее вы будете вшивать эти документы.
Во время проведения собрания по поводу учреждения общества с ограниченной ответственностью нужно рассмотреть следующие вопросы:
- фирменное наименование организации
- ее местонахождение
- размер уставного капитала и доли учредителей
- утверждение устава
- избрание органа управления
- подписание договора об учреждении ООО
В течение 10 дней после проведения собрания председатель должен направить каждому участнику его копию подписанного протокола. Способ направления документов прописывают в уставе.
Как не платить или снизить штраф
Проверяем срок давности привлечения к ответственности, ссылаясь на статью 4.5 КоАП. Если на дату назначения наказания прошло больше года с момента, когда Вы должны были провести собрание, то значит истёк срок давности и оштрафовать уже нельзя. Например, за то, что Вы не провели ежегодное собрание в 2017 году можно оштрафовать только до 30 апреля 2018 года.
Доказать, что нарушение малозначительно. Ссылаясь на статью 2.9 КоАП, размер вреда и тяжесть наступивших последствий не представляет существенного нарушения охраняемых интересов. Например, не отправили участникам уведомления, а известили их по телефону, и они все явились, и собрание прошло успешно. В этом случае можно надеяться, что суд посчитает нарушение малозначительным и освободит вас от ответственности.
Заменить штраф на предупреждение, ссылаясь на статью 4.1.1 КоАП. Можно на это рассчитывать, если Ваша компания являетесь субъектом малого и среднего предпринимательства (проверить это можно в реестре) и это ваше первое административное правонарушение.
Просить назначить штраф меньше минимального размера, ссылаясь на часть 3.2 статьи 4.1 КоАП. Для этого нужно доказать наличие исключительных обстоятельств в совершённом нарушении в его последствиях, показать тяжёлое имущественное и финансовое положение. Тогда возможно снизить штраф вдвое от минимального. Примеры исключительных обстоятельств: 50 судов, проверка налоговой, увольнение бухгалтера, ДТП — всё это в один месяц, и вы физически не успели подготовить уведомления.