Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение о договорном отделе образец бланк». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Главная задача Юридической Компании ЮСАКТУМ (JUSACTUM) – надежная правовая защита бизнеса (организаций, предприятий, иных юридических лиц), уменьшение (предотвращение/пресечение) правовых и финансовых рисков, содействие в становлении и дальнейшем развитии бизнеса, эффективное сопровождение проектов бизнеса в различных сферах экономики и отраслях права.
Два подхода работы с договорами в компании
Работу с договорами в организации можно вести двумя способами:
-
Централизованный подход подразумевает наличие специального структурного подразделения или рабочей группы, которая занимается договорами. Задача исполнителя — доставить проект договора в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением занимаются специалисты.
-
Децентрализованный подход предполагает, что каждый исполнитель ведет свои договоры самостоятельно. Даже если в компании практикуется такой подход, хранить все оригинальные экземпляры договоров нужно в одном месте: у секретаря, юриста или в канцелярии.
Чтобы договорная работа проходила без ошибок, нужно внедрить в компании единые правила подготовки и заключения договоров. Когда есть система — становится неважно, кто занимается договором, потому что сотрудники следуют четкой пошаговой инструкции. Не забудьте разделить зоны ответственности структурных подразделений и сотрудников. Юристы, производственники, финансисты, руководители захотят добавить в договор пункты, важные для них.
Координируйте действия всех сотрудников и руководства на каждом этапе движения договора. Работу над договором всех заинтересованных подразделений должен контролировать один исполнитель. Желательно, чтобы это был коммуникабельный и уравновешенный человек.
Зафиксируйте общие правила документально:
- В едином документе.
- В нескольких связанных между собой локальных актах.
- В отдельных документах, регулирующих отдельные этапы: положение о претензионно-исковой работе, порядок проверки контрагентов.
- В отчетности об исполнении договора указывайте, эффективен ли он, какие появляются проблемы. Этот опыт поможет при разработке следующих договоров.
Как правильно составить договор
Перед встречей внесите в проект договора:
- краткую характеристику и вид договорного обязательства;
- наименования сторон;
- предмет договора;
- цену и условия оплаты;
- ответственность за нарушение условий договора;
- сроки выполнения и дополнительные сведения;
- список ответственных лиц.
Специалист договорного отдела поможет не наломать дров. Если его нет, не допускайте следующие ошибки:
- не копируйте договор бездумно, проверяйте, не противоречат ли условия документа текущим обстоятельствам;
- проверяйте срок действия договора — он не всегда равен сроку действия обязательств;
- не обменивайтесь документами по электронной почте — так вы не соблюдаете письменную форму;
- отсутствие доверенности у вас или другого ответственного лица может привести к лишним спорам.
Этапы договорной работы в организации
Заключение договора проходит через шесть стадий.
- От одной из сторон исходит инициатива заключения договора. Она обосновывает необходимость оформления сделки и ее цели.
- Устанавливаются условия сотрудничества, цена и порядок оплаты, достигается компромисс между сторонами.
- Проверяется, насколько добросовестный бизнес-партнер. Ошибка приведет к проблемам с ФНС, срыву договоренностей или обману.
- Договор дорабатывается: уточняются условия, составляются списки дополнительных документов, уточняется процесс визирования.
- Изучение договора финансовой службой, юристом и руководителем.
- Подписание договора, присвоение номера и занесение сведений в реестр договоров.
К сожалению в настоящий момент сложилась практика, при которой работа с договорами и договорной документацией на предприятии часто поручается сотрудникам, для которых данная работа не характерна (менеджеры по продажам, проект-менеджеры, бухгалтеры и даже секретари), кроме того, данная категория работников несет достаточно большую нагрузку и в пределах прямой компетенции. В результате страдает качество договорной работы.
Реальность же требует от организаций правильно построенную систему договорной работы. Эта система состоит из множества аспектов: от разработки типовых форм договоров, наиболее адекватных деятельности, клиентуре, бизнес-методам, бизнес-процессам предприятия, постановки документооборота и до обучения персонала организации основам правовой грамотности в пределах должностных обязанностей, разработки должностных инструкций.
Для серьезных организаций не обойтись без организации специализированных договорных отделов и юридических служб.
Хорошо поставленная работа договорного отдела облегчает финансовое планирование и, как следствие, ускоряет оборот средств и уменьшает дебиторскую задолженность. В этом особенно заинтересованы крупные компании, получающие значительную долю прибыли от поставок.
Организацию системы договорной работы можно условно разделить на следующие этапы:
- Обследование бизнес-процессов и методов предприятия. На этом этапе особое внимание следует уделять имевшим место проблемам, судебным спорам, претензионной переписке.
- Разработка форм договоров и отчетной документации.
- Разработка алгоритма договорного документооборота в связи с созданием, корректировкой, заключением и исполнением договоров. На этом этапе определяются участки ответственности и компетенция руководителя, бухгалтерии, секретариата, коммерческой дирекции, исполнительного персонала и других подразделений.
- Разработка рабочих и должностных инструкций по договорной работе.
- Инструктаж персонала, вовлеченного в договорной документооборот.
- Внедрение системы автоматизации договорной работы.
- Аудит. На этом этапе проверяется корректность работы системы, выявляются проблемы, шероховатости.
- Консалтинг.
Подписанию договора с контрагентом часто предшествует большой подготовительный этап: нужно провести переговоры, разработать проект соглашения, согласовать его с партнерами и внутри компании. После заключения контракт надо зарегистрировать (если это предусмотрено законом), соблюдать выполнение его условий, следить за сроками действия и пролонгации (при необходимости). Весь этот процесс подготовки, согласования, заключения и учета договоров желательно описать в отдельном внутреннем документе — положении о договорной работе. Оно позволяет не только ввести порядок взаимодействия сотрудников, но и определить, у кого какие обязанности на разных этапах.
Обращаем внимание, что фиксировать регламент действий в данном случае не обязательно, но разработанное положение о договорной работе существенно облегчает жизнь, поскольку разъясняет функции сотрудников и распределяет ответственность за корректное ведение юридической документации.
2.1. Договором признается соглашение двух и более лиц (юридических и физических) об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей.
2.2. Условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для гражданско-правового договора и включение которых в договор является обязательным:
а) предмет, отражающий суть устанавливаемых правоотношений между контрагентами;
б) цена договора или порядок ее определения (может отражаться непосредственно в тексте Договора, либо в соответствующем Приложении к Договору с обязательным отражением его как неотъемлемой части данного Договора);
в) сроки выполнения сторонами своих обязательств по договору;
г) порядок расчетов; д) права и обязанности сторон; е) ответственность за неисполнение обязательств; ж) порядок урегулирования и разрешения споров;
з) юридические адреса (почтовые реквизиты), сведения о банковских счетах, номера факсов и контактных телефонов, адрес электронной почты (при наличии такового).
Для выполнения функций и реализации прав бюро по договорной и претенциозной работе взаимодействует:
№ п/п Подразделение Получение Предоставление
5.1 с юридическим отделом заключений правовой экспертизы по проектам договоров;
— согласованных ответов на претензии, предъявленные контрагентами;
— рекомендаций по ведению переговоров с отдельными контрагентами;
— согласованных проектов договоров;
— запросов на получение разъяснений и консультаций бюро по предъявленным предприятию претензиям, искам;
— разъяснений изменений и дополнений гражданского законодательства проектов договоров для правовой экспертизы, согласования и визирования;
— объяснений по претензиям, предъявленных контрагентами (обоснованны ли претензии контрагентов, почему не исполнены договорные обязательства, пр.);
— проектов претензий к контрагентам по неисполнению ими своих договорных обязательств;
— отчетов о выполнении претензий, предъявленных контрагентами;
5.2 С другими подразделениями Схемы взаимодействия разрабатываются начальником отдела Схемы взаимодействия разрабатываются начальником отдела
Кто составляет положение
Как правило, за составление положения о договорной работе в бюджетном учреждении, как и в любой другой организации, ответственным назначается юридическое управление. Причинами служат:
знание гражданского и трудового законодательства;
понимание особенностей работы с различными сделками;
знание электронных ресурсов, с использованием которых проверяют надежность контрагента, например на сайте ФНС, в банке данных исполнительских производств.
Но разработчиком вправе выступить и иное структурное подразделение, например кадровая служба или отдел продаж.
Что следует включить в положение о договорной работе
Установленной формы положения нет. В общем виде документ состоит из нескольких разделов, каждый из которых посвящен конкретному вопросу:
общие положения, требуется указать конкретно, в соответствии с какими документами РФ разработано данное положение о договорной работе, на решение каких вопросов оно направлено, кто является участниками;
порядок заключения договора по инициативе организации;
порядок заключения сделки по предложению контрагента с перечнем документов, которые предоставляет заинтересованный потенциальный деловой партнер;
порядок изменения и расторжения соглашений;
контроль за их исполнением;
правила учета и хранения бумаг.
Отдельно следует выделить еще ряд требований:
положения о договорной ответственности должны быть определенными, важно четко зафиксировать, кто и за что отвечает, как устанавливаются сроки для выполнения работы и как определяется результат, например, через лист согласования или визирование титульного листа проектного документа;
регламент обязан соответствовать трудовым договорам работников. По общему правилу, запрещается требовать выполнение работы, которая не обусловлена трудовым договором (ст. 60 ТК РФ).
Если в организации часто встречаются однотипные договоры, то в положении допускается утвердить их типовые формы для сокращения времени на согласование.
Состав сотрудников отдела представлено в таблице 2.
Таблица 4 Состав сотрудников ДО ДЗ
|
Начальник ДО ДЗ |
||||||
|
Зам. начальника ДО ДЗ |
Ведущий инженер ДО ДЗ |
Ведущий инженер ДО ДЗ |
Инженер I категории ДО ДЗ |
Специалист I категории ДО ДЗ |
Юрисконсультант ДО ДЗ |
Инженер II категории ДО ДЗ |
Структура должностной инструкции для специалиста по договорной работе
При разработке должностной инструкции специалиста по договорной работе за основу можно взять следующую структуру подобного документа.
Это раздел для отражения общей информации о должности, такой как:
Здесь указывается перечень прав, которыми специалист по договорной работе наделяется для выполнения своей трудовой функции. Например, сотруднику могут быть предоставлены следующие права:
Этот раздел служит для детализации обязанностей, которые должен исполнять специалист по договорной работе. Например, может быть сказано, что он обязан:
Здесь описывают неблагоприятные для сотрудника последствия нарушения норм и правил. За действия, которые осуществил специалист по договорной работе, или за принятые им решения его могут привлечь к следующим видам ответственности:
Образец должностной инструкции специалиста по договорной работе можно скачать в разделе «Документы и бланки» в начале статьи.
Таким образом, должностная инструкция должна конкретизировать вопросы исполнения трудовой функции сотрудником. Например, если руководитель решил, что специалист по договорной работе должен отвечать еще и за ведение претензионной работы, это прописывается в разделе должностных обязанностей.
Еще больше материалов по теме в рубрике: «Должностные инструкции (обязанности)».
Создание временных рабочих групп
Положение по договорной работе на предприятии может предусматривать оперативное формирование группы для обсуждения и согласования определенного контракта. В нее обычно входит руководитель отдела, который непосредственно будет исполнять его, и смежных подразделений. Фактически она выполняет техническую часть, о результатах докладывает ответственному лицу (юристу, директору).
В этом случае основные положения договорной работы сводятся к тому, что некоторые отделы (их руководители) получают право на самостоятельное заключение соглашений по профилю своей деятельности. Чаще все они используют типовые формы, проверенные и согласованные с юристом. Такие схемы распространены в компаниях, где подписывается множество однотипных соглашений с клиентами — физическими лицами.
Ведение договорной работы с использованием каждого из перечисленных механизмов имеет плюсы и минусы. Так, группа может качественно решить поставленную задачу, но при условии, что сотрудники разных отделов способны на конструктивный диалог. Визирование — самый распространенный метод, но занимает много времени. Преимущества делегирования — оперативность, недостаток — трудность разрешения нетипичной ситуации, и опасность превышения полномочий.
Положение о договорной работе
Мы действительно выигрываем в судебных спорах! Наша компания не дает стопроцентных гарантий, обещая достичь невозможного. Мы лишь делаем все возможное и зависящее от нас для достижения положительного результата. Высокое качество нашей работы подтверждают благодарности наших доверителей, выигранные нами судебные дела, подготовленные и успешно используемыми нашими юристами в судебных разбирательствах процессуальные и иные правовые документы, а также — принятые в пользу наших Клиентов судебные акты!
Ключевая специализация нашей компании – представительство в арбитражных судах и ведение дел по арбитражным спорам, в том числе ведение дел по:
✔ строительным спорам и спорам, возникающим из ненадлежащего исполнения договоров строительного подряда, государственных контрактов, инвестиционных соглашений;
✔ спорам о защите интеллектуальных прав, спорам о защите исключительных прав на товарные знаки (иные средства индивидуализации), спорам о защите патентных прав, спорам о защите авторских прав;
✔ земельным спорам и спорам о правах на недвижимое имущество.
Положение о работе с договорами
Положение по договорной работе на предприятии устанавливает процедуру заключения контрактов. Наиболее распространенные способы:
- проведение переговоров — все условия согласовываются в процессе обсуждения;
- обмен офертой и акцептом — отсылка конкретно поименованному адресату предложения о заключении сделки с описанием условий; он может не отвечать на него, ответить полным согласием, выслать протокол разногласий;
- запрос предложений (котировок) — в первом случае все желающие высылают заинтересованному лицу свои предложения, и он выбирает лучшее; во втором — отбор ведется только по цене;
- обмен проформами — каждая сторона разрабатывает свои условия, и отсылает их контрагенту, в итоге утверждаются совпадающие позиции.
В Положении о договорной работе в организации (предприятии) желательно четко прописать ответственных за проведение переговоров. Обычно в них участвуют непосредственные исполнители и юрист. Это помогает соблюсти баланс между чрезмерно осторожным подходом (избеганием рисков) и коммерческой выгодой.
Положение о порядке ведения договорной работы в бюджетных организациях может отражать исключительно внутренние правила: назначение ответственных лиц и распределение обязанностей. Что касается порядка заключения сделок, он строго регламентирован законами № 44–ФЗ от 05.04.2013 (о контрактной системе в сфере госзакупок) и № 223–ФЗ от 18.07.2011 (о закупках товаров и услуг отдельными видами юридических лиц). Положение о договорной работе в бюджетном учреждении должно соответствовать их требованиям.
Главный способ заключения договоров поставки для обеспечения государственных (муниципальных) нужд — проведение электронного аукциона с размещением заявок. Победителем признается участник, предложивший наименьшую цену. Также контракты заключаются путем проведения конкурсов, и в этом случае договор подписывается с компанией, чье предложение было признано лучшим. Значение имеет не только цена, но и другие факторы.
ФУНКЦИИ СМЕТНОГО ОТДЕЛА:
- Определять стоимость строительно-монтажных работ (проверка, разработка сметной документации) на объектах заказчика;
- Подготавливать замечания заказчикам по составу и качеству предоставленных документов;
- Проводить проверку полноты представленных заказчиком комплектов документов, а также уточнение статуса здания и, при необходимости, наличия охранного свидетельства и архитектурно-реставрационного задания;
- Осуществлять проверки сметной документации и обоснований к ней, в том числе исполнительной документации по результатам выполнение работ на объекте заказчика;
- Контролировать правильность применения нормативной базы, используемой при определении стоимости ремонтно-строительных работ;
- Осуществлять проверки правильности определения стоимости строительных работ в уровне цен, действующих на текущий период времени на территории Санкт-Петербурга, в том числе обоснованность применения расценок на материалы и коэффициенты особых условий (стесненности) при производстве работ на объекте;
- Проводить проверки сметной документации на соответствие ее проектной документации и требованиям КГиОП (в случае необходимости).
- Осуществлять разработку (проверку) заданий на проектирование для выполнения ремонтных и иных строительно-монтажных работ;
- Осуществлять разработку (проверку) смет на проектирование для выполнения ремонтных и иных строительно-монтажных работ, а также смет на проведение обследования зданий (помещений);
- Оказывать содействие заказчику в получении реставрационных заданий КГИОП, разрешительной документации КГА (в т.ч. градостроительных планов КГА), технических условий на подключение к городским инженерным сетям и др.;
- Давать рекомендации, консультации заказчику при определении сроков проектирования и согласования проектов;
- Участвовать в рассмотрении и утверждении с заказчиками и проектными организациями календарного плана выполнения проектных работ (этапы разработки, согласования и пр.);
- Проверять совместно со сметным отделом разработанную проектной организацией проектно-сметную документацию;
- Участвовать в сопровождении проектных работ в соответствии с условиями контракта (договора);
- Проверять объем проектно-сметной документации на ее соответствие требованиям заказчика, условиям контракта (договора), заданию на проектирование, медико-техническому заданию, а также требованиям действующих нормативно-правовых документов в сфере строительства и проектирования РФ;
- Выступать с инициативой о корректировке проектной документации по замечаниям отдела и согласующих инспектирующих инстанциях;
- Разрабатывать и согласовывать разработанную отделом проектно-сметную документацию для выполнения ремонтных и иных строительно-монтажных работ на объектах заказчика.
Бесплатная юридическая помощь
/ / Скачать положение о договорном отделе 2023 Положение о договорной работе на предприятии – документ, который устанавливает правила работы с различного рода договорами для всех структурных подразделений компании.
Положение относится к нормативным актам организации и является обязательным для исполнения. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк Положения о договорной работе на предприятии .docСкачать образец Положения о договорной работе на предприятии .doc Что вкладывается в понятие «договор» Под «договором» понимается письменное соглашение двух или более сторон, в котором устанавливается предмет договора, цена, сроки, права и обязанности каждого из участников сделки и прочие параметры (тонкости, нюансы), имеющие значение для исполнения договора.
По сути дела договор – это универсальный инструмент любого предприятия для регулирования внутренних и внешних связей.
Важно Договорной отдел является самостоятельным структурным подразделением организации.
Договорной отдел создается, реорганизуется и ликвидируется приказом руководителя организации. Назначение, функции, задачи и ответственность отдела определены положением об отделе.
Договорной отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом директора предприятия. В своей деятельности договорной отдел руководствуется: Структуру и штатную численность договорного отдела утверждает директор предприятия по представлению начальника отдела и по согласованию с отделом кадров. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций отдела несет начальник договорного отдела.
Внимание Положение о договорном отделе – документ, содержащий в себе назначение данного отдела, его функции, задачи, которые поставлены перед сотрудниками отдела, а так же ответственность возложенную на них в процессе выполнения прямых обязанностей.
На крупных предприятиях, договорной отдел является самостоятельным структурным подразделением. Инфо Решение о создании данного отдела возлагается на руководителя предприятия.
Так же именно данным должностным лицом принимаются решения о реорганизации и ликвидации договорного отдела путем составления соответствующего распорядительного документа (приказа, распоряжения). Руководителем предприятия назначается лицо, возглавляющее договорной отдел.
Таким образом, все работники данного структурного подразделения подчиняются в первую очередь прямому начальнику, а уже после руководителю предприятия непосредственно.
Положение о структурном подразделении – образец
Положение о структурном подразделении организации составляется в произвольной форме. Структура Положения о структурном подразделении обычно выглядит так:
- общие положения;
- основные задачи и функции структурного подразделения;
- права и ответственность структурного подразделения;
- взаимодействие с другими структурными подразделениями организации.
Что касается Положения о филиале, то оно может состоять, в частности, из таких разделов:
- общие положения;
- правовой статус филиала;
- имущество филиала;
- финансово-хозяйственная деятельность филиала;
- управление филиалом;
- контроль финансово-хозяйственной деятельности филиала;
- бухгалтерский учет и отчетность;
- трудовые отношения в филиале;
- прекращение деятельности филиала.
Порядок разработки Положения о структурном подразделении устанавливается самой организацией и зависит от вида такого подразделения. Если в организации создаются филиал или представительство, для этого потребуется решение общего собрания участников, принятое в общем случае большинством не менее 2/3 голосов от общего числа голосов участников ООО (п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ ).
Если же речь идет о создании внутреннего структурного подразделения (например, отдела), для этого достаточно решения руководителя организации, если иное не предусмотрено Уставом.