Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок оформления расчетов с рабочими и служащими и выплаты им заработной платы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В силу ст. 136 ТК РФ расчетные листки выдаются вместе с заработной платой. Зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, следовательно, листки выдавать также нужно два раза. Однако согласно Письму Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты, когда определены все составляющие зарплаты, так как при выплате первой части эти составляющие могут быть еще неизвестны. Показывать в листке составляющие части за каждые полмесяца отдельно не требуется.
Порядок выдачи расчетного листка.
Кроме того, выдавать расчетный листок нужно при увольнении работника, чтобы он знал, какие суммы ему выплачиваются и за что. А вот выдавать листок при выплате отпускных не требуется, несмотря на то что данная выплата считается оплатой труда за неотработанное время. Роструд на сей счет сообщил, что выплата отпускных не относится к выплате заработной платы, поэтому выдавать в данном случае расчетный листок не нужно (Письмо № 5277-6-1).
Общие сроки для новых сотрудников не подойдут
Правило о выплате заработной платы не реже чем каждые полмесяца содержится в ч. 6 ст. 136 ТК РФ. И никаких исключений, например для вновь принятых сотрудников, ни этой, ни другой статьей ТК РФ не предусмотрено. Поэтому новые работники также должны получать свой заработок не реже чем каждые полмесяца. При этом полмесяца – это 15 календарных дней (плюс-минус один день в зависимости от количества дней в календарном месяце). Таким образом, свою первую выплату новички должны получить не позднее чем через 15 календарных дней после начала работы.
Точные сроки выдачи первой части заработка (аванса) и второй части заработка (расчета) могут быть установлены:
- в трудовом договоре, или
- коллективном договоре, или
- в правилах внутреннего трудового распорядка (как отдельном локальном нормативном акте).
Особенности расчета с персоналом по оплате труда
Все действия здесь указывают по счету 70, на котором все расчеты непосредственно по выплате заработной платы отражают по дебету, но и различные выплаты по корпоративному займу, удержания по кредиту. В качестве источника средств для начисления заработной платы выступают счета затрат предприятия. В общем случае, оплата труда включает отработанное и неотработанное время. К первой категории относят:
- вознаграждение за труд (оклад, тарифная ставка, процент от прибыли или продаж);
- стимулирующие и компенсационные выплаты, включая премии.
Ко второй относятся денежные средства, сумма которых рассчитывается на основе среднего заработка или определенных государственных нормативов регулирования:
- учебный или ежегодный отпуск;
- простои по вине работодателя;
- командировки и так далее.
Выплата денежных средств сотрудникам
После завершения учета расчета с персоналом по оплате труда по счету 70, учета удержаний оставшаяся сумма переводится работникам через банк либо выдается наличными. В зависимости от этого делается проводка типа Д70 К50(51), где первый счет используют при выплате через кассу предприятия.
В день выплаты заработной платы сотрудникам либо на следующий день предприятие должно перечислить в бюджет НДФЛ, что происходит с использованием счета 68 (проводка имеет вид Д68 К51). Страховые взносы перечисляются до 15 числа следующего календарного месяца (проводка имеет вид Д69 К51). Обратим внимание, что оплата идет исключительно с расчетного счета предприятия.
Сроки начисления зарплаты
Денежные средства должны начислять каждую половину месяца, то есть аванс и оставшуюся сумму выплачивают с разницей не больше, чем в 15 календарных дней.
При этом полный расчет с сотрудником должен быть проведен не позднее 15 числа следующего за отработанным месяцем. Конкретные дни начисления выплат назначаются трудовым или коллективным документом, внутренними правилами самой организации.
В особых документах самой компании должны быть прописаны не приблизительные, а четкие, конкретные даты.
В том случае, если день начисления денежных выплат выпадает на праздничные дни или выходные, то перевод должны провести до него.
Уровень заработной платы зависит прежде всего от тех условий, которые были оговорены между нанимаемым человеком и нанимателем. И при этом был заключен письменный трудовой договор, который в последствии был подписан обеими сторонами.
Гражданину обязательно нужно отслеживать принимаемые в организации решения по поводу зарплат и правила, касающиеся выдачи премий и различных вознаграждений. Обязательно стоит проводить собственные проверки предоставляемых бухгалтерских расчетов и документов. Если встречается что-либо непонятное в начислениях, следует разбираться как можно более детально и тщательнее, а лучше уточнить у самих бухгалтеров.
Обратите внимание! Неверный расчет заработных средств повлечет за собой изменения в дальнейшем и на сумму выплат к отпуску, оплату больничного листа, пенсионных начислений, вручение положенного наследникам за умершего родственника.
Трудовое законодательство претерпевает изменения достаточно нередко, поэтому при появлении трудностей стоит обратиться за консультацией к юристам, которые специализируются на трудовом праве. Разрешать нестыковки необходимо как можно быстрее, иначе придется проходить продолжительные судебные разбирательства, что занимает большое количество времени и не всегда оправдывается денежно.
Если вы нуждаетесь в персональной помощи, обращайтесь к нашим юристам. Это можно сделать через форму на нашем сайте либо по указанным телефонным номерам.
Доплата за ночную работу рассчитывается без учета надбавок и премий
Каждый час работы в ночное время оплачивается сотруднику в повышенном размере по сравнению с работой в нормальных условиях, но не ниже размеров, установленных трудовым законодательством (ч. 1 ст. 154 ТК РФ).
Минимальный размер повышения оплаты труда за работу в ночное время установлен в Постановлении Правительства РФ от 22.07.2008 № 554 и составляет 20 % часовой тарифной ставки (оклада (должностного оклада), рассчитанного за час работы) за каждый час работы в ночное время.
Роструд подчеркнул, что повышенный размер оплаты начисляется только на часовую ставку или оклад, рассчитанный за час работы, без учета всех остальных выплат.
Однако в локальных документах организации или в трудовом договоре с сотрудником работодатель может установить повышенные размеры оплаты ночных часов (ч. 3 ст. 154 ТК РФ).
Порядок оформления расчетов с рабочими и служащими и выплаты им заработной платы
Заработная плата рабочим и служащим в соответствии с законодательством о труде выплачивается не реже чем каждые полмесяца в сроки, установленные коллективным договором. Применяется авансовый и безавансовый порядок расчетов по заработной плате за первую половину месяца.
В первом случае работнику выдается аванс, а окончательный расчет производится при выплате заработной платы за вторую половину месяца. Размер аванса определяется соглашением администрации предприятия с профсоюзной организацией при заключении коллективного договора. Минимальный размер аванса должен быть не ниже тарифной ставки рабочего за отработанное время согласно табелю.
Во втором случае на предприятии вместо планового аванса рабочим начисляется заработная плата за первую половину месяца по фактически выработанной продукции (произведенной работе) или по фактически отработанному времени. Авансы начисляются в размере 40 или 50% оклада, но за вычетом налогов.
Основным регистром, используемым для оформления расчетов с рабочими и служащими, является расчетная ведомость. Это регистр аналитического учета, так как составляется в разрезе каждого табельного номера, по цехам, категориям работников и по видам оплат и удержаний.
Расчетная ведомость имеет следующие показатели:
- начислено по видам оплат — оборот по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
- удержано по видам удержаний — оборот по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Показатель расчетной ведомости «Сумма к выдаче» является основанием для заполнения платежной ведомости для заработной платы в окончательный расчет.
Применяется несколько вариантов оформления расчетов предприятий с рабочими и служащими:
- путем составления расчетно-платежных ведомостей, в которых совмещаются 2 регистра: расчетная и платежная ведомости, т.е. одновременно рассчитывается сумма к оплате и производится ее выдача (выплата);
- путем составления расчетных ведомостей, а выплата производится отдельно по платежным ведомостям;
- путем составления машинным способом листков «Расчет заработной платы» для каждого рабочего за месяц (начислено, удержано и к выдаче), на основании которых заполняется платежная ведомость для выдачи заработной платы.
Основанием для составления расчетных ведомостей и листков расчета зарплаты являются первичные документы:
- табель учета использования рабочего времени — для расчета повременной заработной платы и всех прочих оплат, в основу которых положено время (простой, доплаты за ночное и сверхурочное время, временная нетрудоспособность и т. п.);
- накопительные карточки заработной платы — для рабочих-сдельщиков;
- расчеты бухгалтерии по всем видам дополнительной заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности;
- расчетные ведомости за прошлый месяц — для учета сумм удержания налогов;
- решения судебных органов на удержания по исполнительным листам;
- платежные ведомости на ранее выданный аванс за первую половину месяца;
- расходные кассовые ордера на выдачу внеплановых авансов и т. д.
| Кредит счетов | Дебет 70 | Кредит 70 | Дебет счетов |
|---|---|---|---|
| 50 | Суммы, выплаченные наличными (заработная плата, пособия, премии) | С — задолженность предприятия работникам: суммы начисленной заработной платы всем категориям работников за проработанное и непроработанное время, за выполненные работы, доплаты за работу в ночное время, доплаты бригадирам за руководство бригадой и т.д., суммы начисленных премий | 10, 20, 23, 25, 26, 28, 44 |
| 68 | Суммы удержанных из зарплаты налогов в бюджет | Начислены дивиденды работникам предприятия | 84 |
| 76 | Депонированная заработная плата, суммы, удержанные из зарплаты по исполнительным листам, за товары, проданные в кредит, и перечисления в банк | Начислена заработная плата за отпуск | 96 |
| 28 | Суммы, удержанные из зарплаты за допущенный брак | Начислено пособие по временной нетрудоспособности | 69/1 |
| 73 | Сумма, удержанная в погашение задолженности за ранее нанесенный ущерб предприятию | Начислено пособие за счет средств работодателя | 20, 44 |
Случаи неправильного начисления
Нельзя сказать, что случаи, когда зарплату начисляют неверно, часты и повсеместны, но иногда случаются. Зарплата может быть неправильно начислена по разным причинам, например, в случае механической ошибки бухгалтера, который посчитает не ту сумму или цифру.
«Лишние» деньги считаются неосновательным обогащением и их необходимо вернуть – то есть они будут удержаны из следующей заработной платы. При этом существуют такие нюансы: общая сумма всех удержаний не должна превышать двадцать процентов от установленной работнику заработной платы. То есть в случае, если работник, например, дополнительно еще выплачивает алименты, сумма этой выплаты и удержания по возврату неверно начисленной зарплаты не могут превышать упомянутых выше двадцати процентов; если излишняя зарплата была выплачена в результате недобросовестного поведения работника или счетной ошибки бухгалтера, она удерживается с работника, если же зарплата была завышена из-за халатности бухгалтера, издержки высчитают с бухгалтера, поскольку по его вине был причинен убыток предприятию.
Расчетные и платежные ведомости, лицевые счета
Для расчета заработной платы необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Для этого Госкомстатом России установлено несколько форм документов. Это расчетные и расчетно-платежные ведомости, а также лицевые счета работников.
При расчете заработной платы на компьютере вся информация о работниках хранится в соответствующей информационной базе и программное обеспечение позволяет выдавать результаты расчета заработной платы в виде любой из этих форм. А при расчете заработной платы вручную использование той или иной унифицированной формы вызвано спецификой организации работ. Все эти формы содержат, по существу, одну и ту же информацию, но сгруппирована она по-разному, поэтому мы подробно рассмотрим порядок заполнения только одной из форм — лицевого счета.
Если надо рассчитать заработную плату всех сотрудников за месяц и выдать ее, то используется расчетно-платежная ведомость (форма N 49). Кроме того, расчетно-платежная ведомость служит еще регистром аналитического учета расчетов с работниками по оплате труда.
В зависимости от численности организации расчетно-платежные ведомости могут формироваться по подразделениям или категориям сотрудников или каким-либо иным удобным для работы способом.
В ряде организаций вместо расчетно-платежных ведомостей применяют отдельно расчетные (форма N Т-51) и платежные (форма N Т-53) ведомости. Тогда в расчетной ведомости производятся все расчеты заработной платы, а платежная ведомость используется для выплаты заработной платы. Аванс за первую половину месяца также выдается по платежным ведомостям.
Журнал регистрации платежных ведомостей (форма N Т-53а) применяется для учета и регистрации платежных ведомостей.
Выплаты, не совпадающие со временем выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и т.п.), производятся по расходным кассовым ордерам, на которых делают пометку «Разовый расчет по заработной плате».
Использовать расчетные или расчетно-платежные ведомости для ручного подсчета средней заработной платы за какой-либо предшествующий период (например, за три месяца при оплате отпуска) неудобно, поскольку необходимо делать трудоемкие выборки из ведомостей за разные месяцы.
Учет личного состава на предприятии ООО «Ремспецстрой» осуществляет сотрудник бухгалтерии. В данном структурном подразделении установлена бухгалтерская программа 1С: Предприятие. Подрядчик строительства, 2.3 Данная база позволяет вести автоматизированный учет движения личного состава предприятия, а также производить необходимые расчеты по оплате труда сотрудников, что значительно облегчает работу сотрудников бухгалтерии и экономит их время.
Движение персонала организации ООО «Ремспецстрой» осуществляется с помощью следующих документов:
Приказ (распоряжение) о приеме сотрудника на работу, форма №Т-1 (Приложение 7);
Личная карточка работника, форма №Т-2 (Приложение 8);
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику, форма №Т-6 (Приложение 9);
Приказ (распоряжение) о расторжении трудового договора, форма №Т-8 (Приложение 10);
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, форма №Т-9 (Приложение 11);
Командировочное удостоверение, форма №Т-10 (Приложение 12);
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении, форма №Т-10а (Приложение 13);
Журнал учета работников, выбывающих в командировки — форма разработана предприятием самостоятельно (Приложение 14).
Каждому принимаемому на работу, сотрудник бухгалтерии присваивает табельный номер, о зачислении на работу делается отметка в трудовой книжке. Также на сотрудника заводится личная карточка, в которой указываются все необходимые анкетные данные, и изменения, происходящие по службе.
Основным источником сведений об использовании рабочего времени в организации ООО «Ремспецстрой» является табельный учет. В его задачу входит контроль за своевременной явкой на работу и уходом с рабочего места, выявление причин опозданий и неявок, получение данных о фактически отработанном времени. На предприятии не используются унифицированные формы табельного учета рабочего времени, бланк табеля разработан сотрудником бухгалтерии самостоятельно (Приложение 15). Табельный учет ООО «Ремспецстрой» ведется как в целом по предприятию, так и по его структурным подразделениям. Учет рабочего времени персонала офиса ведет сотрудник бухгалтерии, а рабочих и служащих на строительной площадке — мастер строительного участка. В конце каждого месяца в табеле по каждому работнику подсчитывают общий календарный фонд рабочего времени, количество явок и неявок. Оформленные табеля сдается на проверку главному бухгалтеру, который производит расчет заработной платы сотрудников, находящихся на повременной форме оплаты труда.
На предприятии ООО «Ремспецстрой» применяются две формы оплаты труда:
сдельная форма оплаты труда — размер заработной платы зависит от объема выполненных работ и установленной на предприятии сдельной расценки;
повременная форма оплаты труда — размер заработной платы исчисляется в соответствии с установленным окладом сотрудника и фактически отработанным временем.
В ООО «Ремспецстрой» для расчета заработной платы сотрудникам офиса применяется повременная форма оплаты труда, основанием для начисления заработной платы является табель учета рабочего времени. Работникам строительной площадки заработок исчисляется по сдельной форме оплаты труда. Основание для начисления им заработной платы служит акт приемки-передачи выполненных работ (Приложение 16). Акт составляется мастером строительного участка при закрытии этапа выполненных работ. В акте указываются виды производимых работ, расценка за единицу, фактическая заработная плата, а также список сотрудников, осуществлявших выполнение работ.
После того, как в бухгалтерию ООО «Ремспецстрой» поступили все табеля учета рабочего времени и акты приема-передачи выполненных работ, бухгалтер производит расчет заработной платы. Начисленная заработная плата переносится в бухгалтерскую программу 1С: Предприятие. Подрядчик строительства, 2.3, в которой формируется расчетная ведомость по заработной плате. В расчетной ведомости отражаются суммы начисленной заработной платы, удержанного налога на доходы физических лиц, суммы к выплате, а также суммы отчислений во внебюджетные фонды по ставке 26% (Приложение 17). Затем, на основании проведенной расчетной ведомости бухгалтер формирует платежную ведомость по форме №Т-53. В платежной ведомости указываются данные, связанные с выдачей заработной платы на руки: Ф.И. О сотрудника, его табельный номер, сумма к выдаче и расписка в получении (Приложение 18).
Работники получают заработную плату только в кассе предприятия. Для выплаты заработной платы из кассы в ООО «Ремспецстрой» установлены жесткие строки — три дня с момента получения наличных денежных средств в банке. Если заработная плата не получена в установленные сроки, то в платежной ведомости напротив Ф.И. О сотрудника специальным штампом делается пометка «депонировано». На лицевой стороне бухгалтер делает запись о закрытии платежной ведомости, при этом указываются суммы полученной и депонированной заработной платы. Вся, не выданная в установленные сроки заработная плата подлежит сдаче на расчетный счет предприятия ООО «Ремспецстрой», при этом в объявлении на взнос наличными указывается что это депонированные суммы. Эти суммы банк не может направить на погашении задолженности предприятия или оплаты счетов поставщикам, и обязан выдать их по первому требованию предприятия. Сумма задолженности по депонированной заработной плате числится в учете в течение трех лет, а потом списывается на внереализационные доходы предприятия.
По письменному заявлению работника, предприятие ООО «Ремспецстрой» предоставляет ежегодные основные оплачиваемые отпуска, продолжительностью 28 календарных дней. На основании заявления, поданного в бухгалтерию организации, составляется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6), и производится расчет отпускного пособия в унифицированной форме №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (Приложение 19).
Расчет отпускных производится на основании среднедневного заработка сотрудника за 12 месяцев, предшествующих наступившему отпуску.
При подсчете среднего заработка для оплаты отпуска или выплаты компенсации за неиспользованный отпуск учитываются все виды оплаты труда, на которые начисляются страховые взносы независимо от систематичности их выплаты. Средний дневной заработок для оплаты отпускных (компенсаций за неиспользованный отпуск) подсчитывается путем деления фактического заработка за расчетный период на 12 месяцев и на коэффициенты 29,4 — среднемесячное число рабочих дней при оплате отпуска установленного в календарных днях.
Выплата пособий по временной нетрудоспособности на предприятии ООО «Ремспецстрой» производится на основании листа временной нетрудоспособности, выданного медицинским учреждением. Первые два дня больничного листа оплачивает предприятие, а последующие — ФСС РФ. При расчете пособий бухгалтер учитывает страховой стаж работника: до 5 лет — 60% от СДЗ; от 5-8 — 80% от СДЗ и более 8 лет — 100% от СДЗ. Из начисленного пособия обязательно удерживается налог на доходы физических лиц по ставке 13%.
Выплата отпускных пособий и пособий по временной нетрудоспособности на предприятии ООО «Ремспецстрой» может производиться как через платежную ведомость, так и по расходному кассовому ордеру.
Синтетический учет расчетов с персоналом организации ООО «Ремспецстрой» ведется на пассивном счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». По кредиту счета отражают начисление заработной платы (по всем видам выплат: пособиям, отпускным), а по дебету — удержания из начисленной суммы оплаты труда и выдачу причитающихся сумм.
Бухгалтерские проводки, формируемые программой 1С: Предприятие. Подрядчик строительства, 2.3 при оформлении расчетов с персоналом по оплате труда:
Д 20,26 К 70 — начислена заработная плата, отпускное пособие сотрудникам офиса и рабочим основного производства;
Д 70 К 68 — удержан НДФЛ из начисленной заработной платы сотрудников ООО «Ремспецстрой»;
Д 69 К 70 — начислена оплата по листу временной нетрудоспособности;
Д 70 К 71 — удержана сумма задолженности по полученным подотчетным суммам;
Д 50 К 51 — получены в кассу предприятия денежные средства с расчетного счета для выплаты заработной платы;
Д 70 К 50 — выдана заработная плата, отпускное пособие, пособие по временной нетрудоспособности из кассы предприятия.
Нормативная база по первичным документам
Для отражения любой хозяйственной операции в бухгалтерском учете необходимо иметь верно оформленный первичный документ, о чем говорит п. 1 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Далее читаем в п. 4 ст. 9 указанного закона, что формы первичных документов должны быть разработаны и утверждены организацией. Таким образом, использование унифицированных форм первичных документов является необязательным, за исключением некоторых случаев. Обязательным условием является лишь наличие определенных реквизитов в документе. С другой стороны, и запрета на использование унифицированных форм документов нет, поэтому руководитель организации должен самостоятельно определить, какими формами первичных документов надо пользоваться:
- унифицированными формами;
- самостоятельно разработанными формами с наличием обязательных реквизитов;
- комбинацией первых двух вариантов.
Принятое решение необходимо закрепить в учетной политике и приложить к ней формы первичных документов, используемых организацией.
Платежная и расчетная ведомости
Если работники получают заработную плату на банковские карты, то составляется лишь расчетная ведомость по форме Т-51. Какие еще необходимы документы в этом случае, рассмотрим ниже.
Если бухгалтер ведет расчет заработной платы в ином регистре, можно составлять лишь платежную ведомость.
Подпишитесь на рассылку
Яндекс.Дзен ВКонтакте Telegram
В расчетной ведомости по форме Т-51 отражены только расчеты по каждому сотруднику. Посмотрите пример заполнения.
В начале платежной ведомости нужно указать дату поступления денежных средств в кассу для выдачи их работникам и дату окончания выдачи.
В платежной ведомости по форме Т-53 отражены суммы выплат каждому работнику, их расписка в получении указанной суммы, а также в конце ведомости — общая выплаченная и депонированная сумма, а также номер расходного кассового ордера на выплату заработной платы. Образец посмотрите по ссылке.Если бухгалтер использует в своей работе ведомость по форме Т-53, ему необходимо составлять реестр выписанных ведомостей по форме Т-53а, куда вписывается порядковый номер платежной ведомости и выплаченная по ней сумма. Реестр составляется на один календарный год. Посмотрите пример заполнения ведомости.
Законодательство обязывает работодателя вместе с заработной платой выдавать сотрудникам расчетные листки, где четко прописать, из чего складывается полученная работником на руки сумма. Зарплату получают не реже чем два раза в месяц, однако выдавать расчетный листок разумнее один раз, при выплате заработной платы за месяц, а не при выплате заработной платы за первую половину текущего месяца, так как во втором случае расчет, указанный в листке, может быть неполным и не отражать достоверно происхождение выплаченной суммы.
Расчетный листок не имеет регламентированной формы, поэтому организация должна самостоятельно разработать ее, основываясь, например, на формах Т-12 или Т-51. Или создать полностью свою форму, которую следует закрепить в учетной политике. В расчетном листке обязательно должны быть указаны все части заработной платы: оклад, премия, надбавки, бонусы, выплаты по больничным листам и так далее. Необходимо указать все удержания: НДФЛ, алименты, штрафы и прочее. В итоге должна получиться сумма к выплате, которую работник и получает на руки вместе с расчетным листком.
Расчетный листок по согласованию с сотрудником может быть выдан как в бумажном виде, так и в электронном, путем пересылки на электронную почту работника.
Форма расчетного листка утверждается приказом предприятия. Образец приказа и самого расчетного листка можно найти в готовом решении «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.