Перечень кадровых документов, обязательных для организации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Перечень кадровых документов, обязательных для организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Порядок разработки и утверждения

2. Деятельность отдела кадров

3. Что делать в первую очередь

4. Деятельность отдела кадров

5. Что делает менеджер по персоналу?

6. Деятельность отдела кадров

7. Функции отдела кадров

8. Что делает менеджер по персоналу?

9. Каким должно быть положение об отделе кадров?

10. Положение об отделе кадров (образец)

11. Задачи кадровой работы на предприятии

Перед тем как приступить к подготовке документа, необходимо подробно изучить устав организации, штатное расписание, должностные инструкции работников. Это поможет грамотно заполнить все разделы положения. Кроме того, необходимо обязательно разработать положение об отделе в соответствии с профстандартом «Специалист по управлению персоналом», утвержденным Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 06.10.2015 № 691, в котором содержатся трудовые функции специалиста по управлению персоналом, а также его основные обязанности.

Порядок разработки и утверждения

Итоговый документ следует утвердить приказом руководителя. После утверждения, в соответствии с требованиями ст. 22 ТК РФ, необходимо ознакомить с ним работников этого подразделения. Если будет зафиксировано неисполнение норм локального акта, ознакомленного с ним работника можно будет привлечь к дисциплинарной ответственности.

Структуру и штатную численность отдела утверждает заместитель директора по общим вопросам исходя из условий и особенностей деятельности организации
Отдел состоит из одного структурного подразделения, возглавляемого начальником отдела.
Распределение обязанностей сотрудников отдела и утверждение их должностных инструкций осуществляет начальник отдела кадров по согласованию с заместителем директора по общим вопросам.

Деятельность отдела кадров

В положение о кадровой службе должны входить пункты, отражающие вопросы организации ее на предприятии, а также существующие права и обязанности.

Документ разрабатывается руководителем HR-службы при помощи юристконсультов предприятия на основании учредительных документов и типовых положений об отделе кадров. Законодательством не предусмотрена обязательная форма документа, так что учесть все нюансы организации придется при разработке.

Несмотря на это, в положение о службе персонала рекомендуется включить такие задачи:

производить подбор персонала согласно кадровым потребностям предприятия;
вести делопроизводство кадров, выражающееся в оформлении трудоустройства и увольнения сотрудников, плановых и декретных отпусков, табельном учете и так далее;
аттестация сотрудников и так далее.

Функционал отдела персонала выражается в таких пунктах положения:

делопроизводство в отношении личных дел сотрудников организации, отпусках, трудоустройстве, обучении и прочих вопросах адаптации персонала, переводах по предприятию и увольнениях;
аттестация сотрудников в составе комиссии;
оценка деятельности в общей системе эффективности сотрудников;
кадровая документация – внесение записей и соответствующее сберегание трудовых книжек;
подготовка документов для работников при вручении благодарностей, отличительных знаков и всех видов страхования (как пенсионного, социального, так и медицинского);
разработка общих мероприятий по качеству и улучшению в сфере текучки кадров.

ОК предприятия может быть наделен такими правами:

контролировать соблюдения сотрудниками правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины;
требовать получения нужных сведений от других подразделений предприятия;
подавать предложения по улучшению кадровой работы прочим подразделениям организации;
контролировать выполнения приказов кадрового назначения сотрудниками предприятия.

Руководитель ОК несет полную ответственность за полноценное, адекватное и эффективное функционирование отдела, а работники-кадровики – за соблюдение положений должностных инструкций.

Все вышеизложенное свидетельствует о том, что предприятию с кадровой численностью более ста человек рекомендуется возложить данные обязанности и функции не на какого-либо одного сотрудника, а организовать отдельную службу (отдел).

HR-департамент – «лицо компании», потому что именно с него начинается процесс знакомства нового сотрудника с корпоративной культурой работодателя. Основные цели деятельности трудовиков – грамотная работа с имеющимися специалистами, поиск и набор новых. Они разбиваются на следующую совокупность задач:

анализ потребности предприятия в новых кадрах;
поиск новых сотрудников, отвечающих требованиям к уровню квалификации и личностным качествам;
обеспечение адаптации принятых специалистов;
ведение кадрового документооборота (прием в организацию, увольнения, выдача справок персоналу по запросам, хранение документации, ведение личных карточек);
обеспечение соблюдения трудовых прав работников, социальных гарантий;
организация обучения персонала;
участие в формировании корпоративной культуры;
анализ влияния различных факторов на производительность труда, разработка комплекса мероприятий по ее повышению;
организация профессионального продвижения квалифицированных сотрудников и т.д.

Данный раздел предназначен для описания обязанностей кадровых специалистов, необходимых для успешного решения поставленных перед ними задач. Фактически, это детализация второй части положения.

К числу возможных функций относится следующее:

поиск специалистов на вакантные позиции;
документальное оформление приема на работу и увольнения;
ведение личных дел работников, заполнение трудовых книжек;
архивирование кадровых документов;
выдача справок, иных бумаг по запросам персонала;
подготовка документов для пенсионного, медицинского страхования;
разработка и применение на практике методов оценки эффективности специалистов;
учет отработанного времени;
анализ причины текучки кадров;
разработка мероприятий по повышению производительность труда и т.д.

Список обязанностей формируется с учетом задач, поставленных внутренними актами компании перед отделом кадров.

Президент России подписал Федеральный закон от 22.11.2021 № 337-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Поправки касаются электронного документооборота (ЭДО) в сфере трудовых отношений. Закон направлен на упрощение оформления кадровых документов. Как сказано в пояснительной записке, соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор.

Обязанности перейти на ЭДО пока нет, каждый работодатель сможет решить этот вопрос по своему усмотрению. В случае перехода работодателям не нужно дублировать электронные документы на бумажном носителе. Все взаимодействие с работниками будет происходить в электронной форме при использовании электронных подписей.

В электронном виде работник сможет знакомиться с внутренними документами работодателя, заключать трудовой договор, подавать заявления работодателю и пр. Заявления и уведомления, направленные работником через систему автоматизации документооборота (СЭД), будут считаться полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления.

Для внедрения ЭДО работодатель сможет использовать портал «Работа в России» или свою собственную информационную систему. Но ЭДО через портал «Работа в России» будет существенно проще и дешевле – для подписания документов будет достаточно ЭЦП, оформленной на портале госуслуг.

Для перехода к ЭДО в первую очередь необходимо будет разработать локальный нормативный акт, в котором указать:

сведения об используемой системе ЭДО;
порядок доступа к ней;
перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
дата введения ЭДО;
срок уведомления работников о введении;
сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
порядок проведения инструктажа работников (при необходимости);
исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе.

Далее нужно будет уведомить каждого работника и получить письменное согласие на взаимодействие с ним через ЭДО. Если работник откажется, то придется продолжать оформление документов с ним в бумажной форме, причем безвозмездно. Однако законодатель рассчитывает, как и в случае с трудовыми книжками, в конце концов всех перевести в электронный формат. Поэтому сотрудники, принимаемые на работу после 31.12.2021 или не имеющие до этой даты трудового стажа, обязаны использовать ЭДО, их согласие получать не требуется.

Пригодится устав организации, а также информация о том, каким образом образуются и ликвидируются в ней структурные подразделения. Скорее всего, приказом генерального директора. Затем нужно узнать, как точно называется должность руководителя отдела кадров и кому он подчиняется непосредственно. Придется составить список должностей работников отдела, позаботившись о том, чтобы они были указаны правильно.

Следующий шаг — собрать нормативную базу. Нет нужды перечислять последовательно абсолютно все положения и инструкции, которыми отдел руководствуется в работе: их, как известно, может быть много. Выделите из этого списка лишь ТК РФ, а все остальные документы поместите в формулировку «нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права». Кроме того, не забудем об архивном законодательстве и о локальных нормативных актах компании.

Что делать в первую очередь

Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.

Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».

Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).

Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.

За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:

Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.

Трудовая книжка — основной кадровый документ, который подтверждает стаж работника. Вести её обязаны все работодатели. Ведением трудовых книжек занимается отдел кадров, руководитель компании, либо назначенное приказом руководителя ответственное лицо.

Если сотрудник ранее нигде не работал, то по его заявлению работодатель обязан завести книжку. Раньше с работника взималась плата, размер которой зависел от расходов работодателя на оформление трудовой книжки. С 2022 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, заводят электронные трудовые книжки, поэтому никакой платы за неё не взимается. Сотрудники с бумажными трудовыми могут перейти на электронные в любом момент (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).

Проверкой наличия трудовых книжек и порядка их ведения занимаются трудовая инспекция и Пенсионный фонд РФ. При обнаружении нарушений (нарушение сроков выдачи, некорректное заполнение) работодатель несёт материальную ответственность.

Вне зависимости от того, в какой форме ведутся трудовые книжки сотрудников, работодатель обязан также вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Кроме того, обязательно ведение приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей. В ней работодатель фиксируется факт выдачи бумажных трудовых при увольнении сотрудников. Если трудовая ведётся в электронном виде, работодатель выдаёт увольняющемуся справку по форме СТД-Р. Факт выдачи такой справки в книге учёта трудовых книжек отражать не нужно, однако для этих целей рекомендуется завести журнал учёта для форм СТД-Р.

Деятельность отдела кадров

Несмотря на это, в положение о службе персонала рекомендуется включить такие задачи:

производить подбор персонала согласно кадровым потребностям предприятия;
вести делопроизводство кадров, выражающееся в оформлении трудоустройства и увольнения сотрудников, плановых и декретных отпусков, табельном учете и так далее;
аттестация сотрудников и так далее.

Функционал отдела персонала выражается в таких пунктах положения:

делопроизводство в отношении личных дел сотрудников организации, отпусках, трудоустройстве, обучении и прочих вопросах адаптации персонала, переводах по предприятию и увольнениях;
аттестация сотрудников в составе комиссии;
оценка деятельности в общей системе эффективности сотрудников;
кадровая документация – внесение записей и соответствующее сберегание трудовых книжек;
подготовка документов для работников при вручении благодарностей, отличительных знаков и всех видов страхования (как пенсионного, социального, так и медицинского);
разработка общих мероприятий по качеству и улучшению в сфере текучки кадров.

ОК предприятия может быть наделен такими правами:

контролировать соблюдения сотрудниками правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины;
требовать получения нужных сведений от других подразделений предприятия;
подавать предложения по улучшению кадровой работы прочим подразделениям организации;
контролировать выполнения приказов кадрового назначения сотрудниками предприятия.

Если система управления персоналом эффективна, она обеспечивает предприятие людьми высокой квалификации, а также помогает приспособиться, регулярно и правильно ведет документацию.

Что входит в задачи службы персонала?

Подбор сотрудников.
Расстановка. То есть, каждый сотрудник должен работать на правильном месте.
Адаптация персонала к коллективу.
Изучение профессиональных и личных качеств работников.
Формирование рекомендаций по совершенствованию кадрового потенциала компании, а также обеспечение прав, льгот и гарантий работников.

Что делает менеджер по персоналу?

Менеджер по персоналу – ключевая должность для отдела кадров. Его также можно назвать кадровиком. На него возложена ответственность по реализации указанных ранее функций. В частности, в его сферу ответственности входят такие обязанности:

Организация работы по обеспечению персоналом. Работник этой сферы должен руководствоваться действующим законодательством и кадровой политикой предприятия.
Обеспечение персонала работниками, имеющими требуемый уровень квалификации.
Адаптация сотрудников к должности и к коллективу.
Прогнозирование перспектив конкретных соискателей касаемо успешной интеграции в рабочий коллектив.
Разрешение конфликтов между сотрудниками, а также сотрудниками и руководством.
Организация работы по обучению, аттестации персонала.
Мотивация персонала предприятия.

Также важной составляющей работы менеджера по персоналу является тимбилдинг. Это термин, который подразумевает создание из группы людей полноценной команды, которые могут взаимодействовать друг с другом для реализации общих целей предприятия.

Главная задача тимбилдинга – сделать людей более сплоченными. Поэтому нередко в его основе лежат неформальные связи между сотрудниками. Например, их направляют на пикники или на корпоративы.

Основная задача отдела кадров — правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.

Также основными задачами отдела кадров являются:

организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;
создание эффективной системы штатных сотрудников;
разработка карьерных планов сотрудников;
разработка кадровых технологий.

Деятельность отдела кадров

Несмотря на это, в положение о службе персонала рекомендуется включить такие задачи:

производить подбор персонала согласно кадровым потребностям предприятия;
вести делопроизводство кадров, выражающееся в оформлении трудоустройства и увольнения сотрудников, плановых и декретных отпусков, табельном учете и так далее;
аттестация сотрудников и так далее.

Функционал отдела персонала выражается в таких пунктах положения:

делопроизводство в отношении личных дел сотрудников организации, отпусках, трудоустройстве, обучении и прочих вопросах адаптации персонала, переводах по предприятию и увольнениях;
аттестация сотрудников в составе комиссии;
оценка деятельности в общей системе эффективности сотрудников;
кадровая документация – внесение записей и соответствующее сберегание трудовых книжек;
подготовка документов для работников при вручении благодарностей, отличительных знаков и всех видов страхования (как пенсионного, социального, так и медицинского);
разработка общих мероприятий по качеству и улучшению в сфере текучки кадров.

ОК предприятия может быть наделен такими правами:

контролировать соблюдения сотрудниками правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины;
требовать получения нужных сведений от других подразделений предприятия;
подавать предложения по улучшению кадровой работы прочим подразделениям организации;
контролировать выполнения приказов кадрового назначения сотрудниками предприятия.

Функции отдела кадров

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;
анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;
внедрение систем мотивации труда;
подготовка штатного расписания предприятия;
оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;
проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);
ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;
организация аттестаций сотрудников;
подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

Что делает менеджер по персоналу?

Организация работы по обеспечению персоналом. Работник этой сферы должен руководствоваться действующим законодательством и кадровой политикой предприятия.
Обеспечение персонала работниками, имеющими требуемый уровень квалификации.
Адаптация сотрудников к должности и к коллективу.
Прогнозирование перспектив конкретных соискателей касаемо успешной интеграции в рабочий коллектив.
Разрешение конфликтов между сотрудниками, а также сотрудниками и руководством.
Организация работы по обучению, аттестации персонала.
Мотивация персонала предприятия.

После принятия решения о разработке положения об отделе кадров далее следует подготовить проект этого документа.
Отдел кадров может иметь в своем составе структурные подразделения (бюро, группы, секторы, участки, пр.).

В 2022 году единый реестр проверок, который вела Генпрокуратура, заменил единый реестр контрольных мероприятий. Теперь, чтобы проверить, придут ли к вам инспекторы с плановой проверкой, впишите наименование организации в новом реестре прокуратуры.

Формирование рекомендаций по совершенствованию кадрового потенциала компании, а также обеспечение прав, льгот и гарантий работников.

Некоторые руководители ошибочно считают, что отделом кадров можно пренебречь. Тем не менее, сотрудники – это основа организации. От их личных и профессиональных качеств зависит успешность предприятия. В свою очередь, качество персонала в организации непосредственно зависит от кадровой политики, принятой в организации.

Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.

В ч. 2 статьи говорится о том, что если представление недостоверных сведений повлекло за собой выплату излишних сумм пособий, то виновные лица должны возместить страховщику причиненный ущерб.

Разработка предложений о приеме на работу по конкурсу в соответствии с порядком, установленным законодательством, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.

Каким должно быть положение об отделе кадров?

Количество hr-специалистов компании зависит от численности сотрудников предприятия. В больших организациях, где трудится от 100 человек, для выполнения поставленных задач нужны усилия 5-6 работников. В малых фирмах функции возлагаются на 1-2 менеджеров по персоналу.

В структуре отдела могут выделяться сотрудники, занятые следующими направлениями:

поиск и подбор персонала;
ведение кадрового документооборота;
организация адаптации новых работников, повышения квалификации «старых»;
ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

Предполагаемая структура кадрового отдела разрабатывается его руководителем, а затем утверждается генеральным директором компании.

К числу возможных функций относится следующее:

поиск специалистов на вакантные позиции;
документальное оформление приема на работу и увольнения;
ведение личных дел работников, заполнение трудовых книжек;
архивирование кадровых документов;
выдача справок, иных бумаг по запросам персонала;
подготовка документов для пенсионного, медицинского страхования;
разработка и применение на практике методов оценки эффективности специалистов;
учет отработанного времени;
анализ причины текучки кадров;
разработка мероприятий по повышению производительность труда и т.д.

Положение об отделе кадров (образец)

Отдел кадров имеет право:

5.1. Запрашивать в структурных подразделениях предприятия необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников — мнение руководителей соответствующих структурных подразделений.

5.2. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение законодательства о труде, порядка предоставления установленных льгот и преимуществ.

5.3. Давать руководителям структурных подразделений предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела кадров.

5.4. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.

5.5. Самостоятельно вести переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем предприятия.

5.6. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями, в том числе кадровыми агентствами и службами занятости.

5.7. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5.8. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых на предприятии по кадровым вопросам.

5.9. [Вписать нужное].

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, отдел кадров взаимодействует:

6.1. Со всеми структурными подразделениями предприятия по вопросам:

Получения:

— заявок на рабочих и служащих;

— характеристик на работников, представляемых к поощрению;

— характеристик на работников, привлекаемых к материальной и дисциплинарной ответственности;

— объяснительных записок от нарушителей трудовой и профессиональной дисциплины;

— предложений по составлению графиков отпусков;

— [вписать нужное].

Предоставления:

— решений о поощрении работников;

— копий приказов о приеме, перемещении и увольнении;

— утвержденных графиков отпусков;

— решений аттестационной комиссии;

— [вписать нужное].

6.2. С главной бухгалтерией по вопросам:

Получения:

— справок о заработной плате для оформления пенсий;

— материалов для выдачи справок работникам о работе на предприятии, занимаемой должности (выполняемой работы) в размере заработной платы;

— [вписать нужное].

Предоставления:

— сведений о приеме, перемещении и увольнении работников;

— проектов приказов о приеме и увольнении и перемещении материальноответственных лиц;

— табелей учета рабочего времени;

— графика отпусков;

— листков временной нетрудоспособности к оплате;

— [вписать нужное].

6.3. С отделом организации и оплаты труда по вопросам:

Получения:

— штатного расписания;

— схем должностных окладов, доплат, надбавок к заработной плате;

— показателей по труду и заработной плате;

— положений о премировании работников;

— расчетов фондов заработной платы;

— расчетов потребности в рабочих и служащих;

— [вписать нужное].

Предоставления:

— сведений о приеме, перемещении и увольнении работников;

— сведений о списочной численности работников;

— данных о текучести кадров;

— [вписать нужное].

6.4. С отделом подготовки кадров по вопросам:

Получения:

— графиков направления руководящих работников и специалистов в учебные заведения для повышения квалификации;

— списков работников, обучающихся в средних специальных и высших образовательных заведениях;

— планов проведения занятий, сведений об успеваемости учащихся и сроках обучения;

— результатов итоговых экзаменов, квалификационных проб, конкурсов профессионального мастерства;

— предложений по составу аттестационных комиссий;

— [вписать нужное].

Предоставления:

— расчетов потребности в квалификационных кадрах по отдельным должностям, профессиям;

— сведений о качественном составе рабочих и служащих;

— информации о кандидатурах на должности преподавателей и инструкторов;

— [вписать нужное].

6.5. С юридическим отделом по вопросам:

Получения:

— сведений об изменениях трудового законодательства, законодательства о социальном обеспечении;

— разъяснения действующего законодательства и порядка его применения;

— [вписать нужное].

Предоставления:

— проектов трудовых договоров с руководящими работниками предприятия;

— заявок на поиск необходимых нормативных правовых документов и на разъяснение действующего законодательства;

— приказов для визирования;

— [вписать нужное].

6.6. С [наименование структурного подразделения] по вопросам:

Получения:

— [вписать нужное];

— [вписать нужное].

Предоставления:

— [вписать нужное];

— [вписать нужное].

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела кадров.

7.2. На начальника отдела кадров возлагается персональная ответственность за:

— организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел;

— организацию в отделе оперативной и качественной подготовки документов, ведение делопроизводства в соответствии с правилами и инструкциями;

— соблюдение работниками отдела трудовой и производственной дисциплины;

— обеспечение сохранности имущ��ства, находящегося в отделе и соблюдение правил пожарной безопасности;

— подбор, расстановку и деятельность работников отдела;

— соответствие законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.

7.3. Работники отдела кадров при оценке деловых качеств персонала предприятия обязаны исходить только из официально полученных данных и материалов и не вправе разглашать персональные данные о работниках.

7.4. Ответственность работников отдела кадров устанавливается должностными инструкциями.

7.5. [Вписать нужное].

Положение относится к организационно-правовым документам. Его цель — регламентировать работу структурного подразделения, описать права и обязанности работников. В небольших компаниях, где отсутствуют специализированные кадровые подразделения, а движение работников оформляет один специалист, наличие положения, регулирующего работу в этой сфере, не нужно: в таких случаях достаточно внести обязанности кадровика в должностную инструкцию работника. Иногда эту функцию возлагают на бухгалтера.

анализ потребности предприятия в новых кадрах;
поиск новых сотрудников, отвечающих требованиям к уровню квалификации и личностным качествам;
обеспечение адаптации принятых специалистов;
ведение кадрового документооборота (прием в организацию, увольнения, выдача справок персоналу по запросам, хранение документации, ведение личных карточек);
обеспечение соблюдения трудовых прав работников, социальных гарантий;
организация обучения персонала;
участие в формировании корпоративной культуры;
анализ влияния различных факторов на производительность труда, разработка комплекса мероприятий по ее повышению;
организация профессионального продвижения квалифицированных сотрудников и т.д.