Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «БДР и БДДС. Эти странные аббревиатуры.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Итак, БДДС отвечает за контроль фактических финансовых потоков. В отчёт вносятся все поступления средств, а также их перечисления. Несмотря на различия целей отчётов, структура БДР и БДДС похожа, однако во втором случае учитываются только денежные передвижения.
В чём различия между БДР и БДДС
Несмотря на то что БДР и БДДС очень похожи друг на друга, данные документы фиксируют разные хозяйственные операции, а принципиальная разница БДР и БДДС заключается в целях отчётов.
Так, БДР отвечает за планирование прибыли, а БДДС — за её распределение, однако отметим, что по обоим отчётам составляется два вида документов: плановый и фактический. В первом указываются запланированные показатели, а во втором — то, что вышло по факту.
Для удобства мы составили таблицу отличий БДДС и БДР:
| Операция | БДР | БДДС |
|---|---|---|
| Начисление амортизации | + | – |
| Переоценка ОС и ТМЦ | + | – |
| Порча ТМЦ и недостачи | + | – |
| Разница курса | + | – |
| Налоги | + | + |
| Покупка ОС | + | + |
| Инвестиции | + | + |
| Кредиты/займы | + | + |
Бюджетирование и бюджеты: составление БДР и БДДС
Рассмотрим составление БДР и БДДС на примере. Представим обычную семью. Глава зарабатывает 100 тыс. рублей, а супруга сидит дома; она домохозяйка. Чтобы прожить «от зарплаты до зарплаты», жена подсчитывает все доходы и расходы семьи: учитывает оплату счетов, расходы на продукты, вещи первой необходимости, проще говоря, составляет бюджеты. Исходя из результатов их исполнения, домохозяйка планирует остатки денежных средств, оценивает будущие возможности семьи на отпуск, непреднамеренные траты, накопления.
Директор фирмы делает всё тоже самое, но по правилам бухгалтерского учета. Он соизмеряет доходы с расходами компании, аналогично подсчитывает планируемые остатки денежных средств, принимает решения об эффективности расходов. Всё это — элементы бюджетирования — планирования будущей деятельности компании, контроля результатов и подготовки управленческих решений на основе итоговых отклонений фактических показателей от плановых.
В основе бюджетирования лежат ключевые бюджеты — БДДС, БДР и ББЛ (бюджет доходов и расходов; бюджет движения денежных средств, бюджет по балансовому листу). Фактически они представляют собой план компании, который отражает два ключевых показателя:
- прибыль,
- остатки денежных средств.
В БДДР и БДР на примере домохозяйки и директора эти показатели выглядят так:
| Показатели | Домохозяйка | Директор компании |
|---|---|---|
| Прибыль | Достаточно ли зарабатывает супруг. | Выгодна ли деятельность компании, какая рентабельность моего бизнеса |
| Остатки денежных средств | Могу ли я оплатить все счета, отложить на отпуск и новую шубу | Есть ли у меня средства оплатить налоги, рассчитаться по заработной плате, сделать новые вложения |
Формирование БДР и БДДС
Формирование БДР, БДДС, а также их достижение дают четкое понимание текущей и будущей финансовой ситуации фирмы с точки зрения прибыли и остатков денежных средств.
Обычно бюджетирование БДР, БДДС начинается с последнего. Примерный план движения денежных средств есть у всех в том или ином виде. БДДС состоит из разных блоков: основного, инвестиционного, финансовой деятельности, блока остатков на начало и конец периодов. Правила формирования БДДС и ДДС подразумевают планирование, учет и анализ:
- Направленность денежных потоков.
- Объемы конкретных выплат и поступлений.
- Даты совершения платежей и поступлений денег.
- Обороты денежных средств за период (с необходимой периодичностью).
- Остаток (сальдо) денежных средств в кассе и на счетах на конкретные даты.
БДР отражает:
- Источники формирования доходов предприятия.
- Направление расходования средств.
- Объемы доходов и расходов.
- Разницу (
т. е. прибыль либо убытки) между доходами и расходами за определенный период.
Оба бюджета на первый взгляд ничем не отличаются: деньги поступили, ушли, доходы и расходы зафиксированы. Тем не менее, разница между БДДС и БДР существует и объясняется она тем, что не всякое движение денег порождает доход или расход, так же, как и изменения в доходах и расходах предприятия не всегда происходят через выплаты и поступления.
Можно выделить три основных отличия отчетов БДР и БДДС:
| БДДС | БДР |
|---|---|
| Содержит только те операции, которые выражены в денежном эквиваленте. | Состоит из данных о себестоимости и выручке. |
| Распределяет потоки всех денежных средств по имеющимся счетам и кассам. | Формирует плановую прибыль. |
| Статьи БДР и БДДС повторяются, но есть отличие: некоторые отражаются в БДДС и отсутствуют в БДР и наоборот. НО основным результатом является – прогнозная величина прибыли и, конечно же, оценка рентабельности бизнеса. |
Принцип построения БДДС
Как мы уже сказали БДДС, прежде всего, показывает четкую картину текущей финансовой ситуации компании с точки зрения движения денежных средств и прибыльности ее текущей деятельности по отдельным направлениям.
БДДС состоит из нескольких блоков:
- Основной блок;
- Инвестиционная деятельность;
- Финансовая деятельность;
- Остатки финсредств на начало периода;
- Остатки финсредств на конец периода.
Этот бюджет необходим для учёта и анализа финансовых показателей компании, а также планирования ее финансовых ресурсов.
БДДС отражает:
- Поступление и выплаты денежных средств;
- Показывает направленность внутренних денежных потоков фирмы;
- В развернутом виде можно просмотреть даты всех совершаемых финансовых операций;
- Показывает общие обороты финансовых средств фирмы за период;
- Отражает остатки финсредств на расчетных счетах и в кассе фирмы.
- При необходимости для удобства анализа, статьи данного отчета могут быть сформированы следующим образом:
- Сначала отражается начальный остаток средств на отчётную дату;
- Отражается суммарное поступление средств от контрагентов за период;
- Указывается расход денежных средств фирмы за период;
- Указывается чистый денежный поток — эта статья отражает разницу между поступлением и выбытием финсредств компании за период.
Сегодня мы постарались достаточно подробно объяснить суть бюджетов организаций БДР и БДДС, рассмотрели, в чём именно заключается их различие. Рассказали, как составляются эти бюджеты, какие данные они отражают и как их правильно использовать.
Конечно для того, чтобы составлять такие бюджеты самостоятельно без автоматизированной программы, необходимо хорошо разбираться в бухгалтерских учетных регистрах, знать правила их заполнения. А если у вас есть учетная программа 1С или SAP, то такие отчёты по бюджетам вы можете получить за считанные минуты, затем их нужно только проанализировать.
В общем виде такие бюджеты составить на самом деле несложно, их наполнение зависит от деятельности компании, ее специфики. Вы можете легко добавлять или убавлять необходимые вам строки бюджетных форм для обобщения данных. Главное, чтобы данные в них были отражены корректно, тогда их укрупненная структура позволит вам быстро понять какова реальная текущая финансовая ситуация в компании, где основные вызовы, куда нужно перенаправить финансовые ресурсы, чтобы закрытие узкие места, или для того, чтобы ускорить развитие бизнеса, получить максимальную прибыль, повысить эффективность деятельности фирмы.
Как проводятся по балансу БДР и БДДС и чем они отличаются
Даже семейным бюджетом управлять не так-то просто. Кто пробовал, тот знает, что денег на повседневные траты всегда уходит больше, чем вы рассчитывали. Приходится корректировать расходы, добавлять в бюджет новые статьи, о которых вы на момент его составления начисто позабыли.
Представьте, насколько сложнее вести бюджет крупного предприятия. У любого объекта коммерции сотни расходных статей и трат, которые необходимо делать.
Бюджет – это не абстракция, это конкретное понятие, подкреплённое специальными документами. Каждое предприятие, даже состоящее из 2 сотрудников, ведёт бюджет доходов и расходов (БДР) и по возможности – бюджет движения денежных средств (БДДС). Это основа бюджетирования.
Прежде чем перейти к практическому смыслу этих понятий, определимся с терминологией.
БДР – способ документальной фиксации операций, формирующих доходы и расходы предприятия. Как правило, такой документ имеет вид несложной таблицы, в которой учтены все хозяйственные манипуляции, приводящие к поступлению средств или их тратам. При этом учитываются не только денежные, но и любые другие доходы и расходы.
БДДС – способ отразить движение денежных потоков на предприятии. В этом документе фигурируют исключительно события имеющие денежное выражение.
Первичные документы, которыми пользуются при оформлении операций БДР, это акты завершённых работ и оказанных услуг, акты приёма-передачи материальных активов, любые другие документы, подтверждающие доходы и расходы компании. Документ похож на бухгалтерский отчет «О прибылях и убытках».
Формирование БДР и БДДС
Формирование БДР, БДДС, а также их достижение дают четкое понимание текущей и будущей финансовой ситуации фирмы с точки зрения прибыли и остатков денежных средств.
Обычно бюджетирование БДР, БДДС начинается с последнего. Примерный план движения денежных средств есть у всех в том или ином виде. БДДС состоит из разных блоков: основного, инвестиционного, финансовой деятельности, блока остатков на начало и конец периодов. Правила формирования БДДС и ДДС подразумевают планирование, учет и анализ:
- Направленность денежных потоков.
- Объемы конкретных выплат и поступлений.
- Даты совершения платежей и поступлений денег.
- Обороты денежных средств за период (с необходимой периодичностью).
- Остаток (сальдо) денежных средств в кассе и на счетах на конкретные даты.
БДР отражает:
- Источники формирования доходов предприятия.
- Направление расходования средств.
- Объемы доходов и расходов.
- Разницу (т. е. прибыль либо убытки) между доходами и расходами за определенный период.
Оба бюджета на первый взгляд ничем не отличаются: деньги поступили, ушли, доходы и расходы зафиксированы. Тем не менее, разница между БДДС и БДР существует и объясняется она тем, что не всякое движение денег порождает доход или расход, так же, как и изменения в доходах и расходах предприятия не всегда происходят через выплаты и поступления.
Можно выделить три основных отличия отчетов БДР и БДДС:
| БДДС | БДР |
|---|---|
| Содержит только те операции, которые выражены в денежном эквиваленте. | Состоит из данных о себестоимости и выручке. |
| Распределяет потоки всех денежных средств по имеющимся счетам и кассам. | Формирует плановую прибыль. |
| Статьи БДР и БДДС повторяются, но есть отличие: некоторые отражаются в БДДС и отсутствуют в БДР и наоборот. НО основным результатом является – прогнозная величина прибыли и, конечно же, оценка рентабельности бизнеса. |
Основной принцип бюджетирования заключается во включении в отчет всех показателей, характеризующих деятельность организации. Только если БДР и БДДС будут содержать все управленческие бюджеты, можно говорить о целостности системы. Тем более что эти два отчета дополняют друг друга.
Отдел продаж отвечает не только за количество проданной продукции по определенной цене, но и за поступление средств от клиентов. БДР не содержит информации о задолженности, об оплатах. Оперируя цифрами только из одного отчета, нельзя построить целостную бюджетную модель.
Менеджеру дают задание “продать любой ценой”, и он быстро выполняет его. Руководство уже подсчитывает прибыль и начисляет бонусы, но сталкивается с неожиданной проблемой — у компании нет денег, чтобы закупить сырье на следующую партию товара, и поставщик не предоставляет товарный кредит. Менеджер распродал товары, и ему выдали начисленную премию. Вот только деньги по факту еще не поступили. Поэтому остальные менеджеры остались без работы.
Заявочно-договорная методика формирования БДДС
Возможности эффективного планирования движения денежных средств зависят от периода планирования. Долгосрочные (год и больше) и среднесрочные (квартал, год) БДДС могут практически совпадать с БДР. Чем больше период планирования, тем ближе БДДС к БДР. При переходе к краткосрочному (оперативному) планированию не представляется возможным брать за основу скорректированный на тот же период БДР из-за сильной подверженности процесса движения денежных средств случайным воздействиям, которые почти невозможно предусмотреть на этапе составления БДР, как то: колебания сроков и размеров оплаты, условий и объемов поставок. Кроме того, данные о стоимостном выражении расходов в БДР обычно являются приблизительными, создаются на основе нормативных (учетных) цен на сырье и материалы.
Традиционная методика формирования расходной части Бюджета движения денежных средств, например, описанная в работах К. Щиборща[3] или В. Хруцкого[1] позволяет формировать бюджет движения денежных средств на период от нескольких месяцев до года, однако не всегда подходит для нужд оперативного (краткосрочного) планирования сроком до 1 месяца.
В связи с этим авторами предлагается в дополнении к традиционной методике заявочно-договорная методика, в которой предполагается формирование Бюджета движения денежных средств и платежного календаря (под которым понимается график поступлений средств и платежей предприятия) на основе заявок на расходование денежных средств.
Рассмотрим детальнее, какие показатели отражаются в каждом из отчетов. Воспользуемся таблицей для лучшего восприятия информации.
|
Амортизация |
БДР |
|
Переоценка ТМЦ |
БДР |
|
Излишки / недостачи по инвентаризации |
БДР |
|
Курсовые и суммовые разницы |
БДДС |
|
Получение / выплата займов |
БДДС |
|
Капитальные вложения |
БДДС |
|
Налоги |
БДДС |
При формировании бюджетов у финансового отдела больше всего вопросов возникает с налогами. Следует ли включать НДС в БДР? Как показывает практика, сумма налогов не влияет на эффективность бизнеса как такового. Особенно это касается организаций, которые используют данный баланс для управления хозяйственной деятельностью производства. Поэтому сумма начисленных налогов должна быть выведена из отчета.
- Бюджетирование проводится на основе определения базовых единиц: объектов и субъектов бюджетирования, ЦФО и сценариев, структуры бюджетов доходов и расходов, движения денежных средств.
- Цели составления, структура, принципы формирования БДР и БДДС принципиально различны несмотря на их схожесть.
- Без автоматизации современного бюджетирования не построить.
Автоматизация бюджетирования на базе современных технологичных решений
- Покупки программного продукта для построения системы бюджетирования при этом не хватит, так как надо проводить еще и методическую работу. Для этого в штате компании должны быть либо специалисты с опытом постановки бюджетирования, либо нанята консалтинговая компания, специализирующаяся на этом.
БДР, БДДС и Бюджет по балансовому листу образуют Сводный бюджет или мастер-бюджет. Под ним понимают не совокупность этих трех бюджетов, а более дробный набор бюджетов. Есть ошибочное мнение, что ведение только трех бюджетов, слагаемых мастер-бюджета, дает трехмерную картину. На деле все эти бюджеты касаются капитала, его состояния и движения. А измерение есть только одно – стоимостное, других измерений для измерения капитала нет. ББЛ в итоге является интегральным, совокупным, особенно если смотреть на него в динамике, видя изменения за период.
В нем в свернутом виде хранятся итоги движения капитала в денежной форме, денег, итоги исполнения БДДС за период, а также итоги движения оборотных активов, итоги исполнения БДР за период. Поэтому можно повториться и сказать, что ведение БДДС и БДР лишь частично затрагивает бюджетирование капитала, его движений, поскольку это бюджетирование происходит только с введением ББЛ в использование в компании, а также в совокупной связи с другими системами управления. Исходя из показателей этих трех бюджетов, можно рассчитать все ключевые показатели, связанные с деятельностью компании в финансово-экономическом аспекте.
В каких областях применяют БДР?
Как инструмент управления (менеджмента), бюджет доходов и расходов имеет следующие области применения:
- краткосрочное планирование. Оценка рисков и потенциальных возможностей (в т.ч. SWOT анализ) менеджментом при составлении бюджета;
- контроль. На основании данных бюджета доходов и расходов могут устанавливаться лимиты для расходования средств и последующего контроля их непревышения;
- мониторинг и ретроспективный анализ. Бюджет доходов и расходов служит эталоном для сравнения и своевременного реагирования на отклонения от принятой стратегии (плана). Является сигналом для принятия оперативных решений при существенных отклонениях факта от плана, в том числе корректирующие решения по ценообразованию: сокращение расходов и т.п. При ретроспективном анализе отклонений факта от плана выявляются неэффективные решения / процессы и выполняются управленческие действия по их устранению
- коммуникация и координация. Формальный канал коммуникации между различными уровнями организационной структуры: как в рамках формирования бюджета (на этапе обсуждения, обоснования бюджетных показателей), так и в рамках контроля исполнения бюджета. Координация работы различных подразделений / бизнес-блоков компании осуществляется благодаря возможности выделить вклад каждого отдельного элемента управленческой организационной структуры (центра ответственности) в общий плановый финансовый результат;
- оценка и мотивация. Разработка КПЭ (ключевых показателей эффективности) для менеджмента и привязка бонусных схем к плановым показателям.
Ваш бизнес получит выгоду от составления бюджета, если вы будете ежемесячно обновлять бюджет, используя в качестве руководства свои расходы и доходы за предыдущий месяц, а также учитывать финансовые цели или задачи своей компании на год.
Кроме того, поработайте с вашими старшими сотрудниками, чтобы узнать, есть ли у них информация о предстоящих проблемах, которые могут повлиять на запланированные продажи и расходы, положительно или отрицательно. Это позволяет вам по мере необходимости корректировать свой бюджет и финансовые ожидания.
Ежемесячный анализ бюджета вашей компании может указывать, где усилия по достижению бизнес-целей были успешными. Например, если вы поменяете поставщиков услуг медицинского страхования для получения более дешевого страхового покрытия, вы увидите, как это изменение повлияло на итоговый месяц за месяцем, а также год за годом.
Ежемесячный обзор бизнес-бюджета также может помочь вам определить потенциальные проблемы. Например, если у вас есть розничный бизнес, вы можете понять, что вам нужно увеличить свои рекламные расходы осенью, чтобы воспользоваться преимуществами сезона праздничных покупок. Или, если вы внесли изменения, которые могут иметь налоговые последствия для вашей компании, вам может потребоваться увеличить бюджетные расходы на оплату услуг бухгалтера в ожидании дополнительной бухгалтерской работы, необходимой для преодоления последствий.
На следующем листе представлены позиции отчета о прибылях и убытках, которые можно использовать для настройки основного бизнес-бюджета. В зависимости от вашего конкретного типа бизнеса вам, возможно, придется включить дополнительные виды доходов или расходов, но эта рабочая таблица должна дать вам общее представление о типах статей, которые вы должны включить в свой бизнес- бюджет.
| Рабочий лист основного бизнес-бюджета | |||
| КАТЕГОРИЯ | СУММА БЮДЖЕТА | ФАКТИЧЕСКАЯ СУММА | РАЗНИЦА |
| Доход от продаж | |||
| Процентный доход | |||
| Доход от инвестиций | |||
| Другой доход | |||
| ОБЩАЯ ПРИБЫЛЬ | |||
| РАСХОДЫ | |||
| Бухгалтерские услуги | |||
| Комиссия за обслуживание банка | |||
| Комиссия по кредитной карте | |||
| Расходы за доставку | |||
| Депозиты для коммунальных услуг | |||
| Расчетные налоги | |||
| Медицинская страховка | |||
| Расходы по найму | |||
| Установка / Ремонт Оборудования | |||
| Проценты по долгам | |||
| Инвентаризация покупок | |||
| Юридические расходы | |||
| Лицензии / Разрешения | |||
| Платежи по кредиту | |||
| Офисные принадлежности | |||
| Платежная ведомость | |||
| Налоги на заработную плату | |||
| печать | |||
| Профессиональные сборы | |||
| Арендная плата / лизинговые платежи | |||
| Пенсионные взносы | |||
| Подписки и сборы | |||
| Коммунальные услуги и телефон | |||
| Транспортные расходы | |||
| Другой | |||
| СУММАРНЫЕ РАСХОДЫ | |||
| ВСЕГО ДОХОДОВ МИНУС ВСЕГО РАСХОДОВ |
Принцип построения БДДС
Как мы уже сказали БДДС, прежде всего, показывает четкую картину текущей финансовой ситуации компании с точки зрения движения денежных средств и прибыльности ее текущей деятельности по отдельным направлениям.
БДДС состоит из нескольких блоков:
- Основной блок;
- Инвестиционная деятельность;
- Финансовая деятельность;
- Остатки финсредств на начало периода;
- Остатки финсредств на конец периода.
Этот бюджет необходим для учёта и анализа финансовых показателей компании, а также планирования ее финансовых ресурсов.
БДДС отражает:
- Поступление и выплаты денежных средств;
- Показывает направленность внутренних денежных потоков фирмы;
- В развернутом виде можно просмотреть даты всех совершаемых финансовых операций;
- Показывает общие обороты финансовых средств фирмы за период;
- Отражает остатки финсредств на расчетных счетах и в кассе фирмы.
- При необходимости для удобства анализа, статьи данного отчета могут быть сформированы следующим образом:
- Сначала отражается начальный остаток средств на отчётную дату;
- Отражается суммарное поступление средств от контрагентов за период;
- Указывается расход денежных средств фирмы за период;
- Указывается чистый денежный поток — эта статья отражает разницу между поступлением и выбытием финсредств компании за период.
Модель отчета может быть разной и в большинстве своем зависит конкретно от специфики предприятия, на котором составляется. Но существует общий принцип, соблюдать который обязательно, — реальное отражение достоверного порядка и смысла подсчета, который планируется как результат на намеченный бюджетный период.
Самый популярный вид отчета, он же самый простой — использование формы 2 отчета о прибыли и убытках. Оформляется все по стандарту, но основа — все регламентные показатели организации.
На заметку. Отчет, в котором будет сформирован бюджет каждого уровня компании, позволяет увидеть практически все направления, негативно влияющие на прибыль.
Именно поэтому правильно составленный бюджет доходов и расходов, в котором будут учитываться все возможные аспекты деятельности организации, не только помогает руководителям своевременно принять правильные решения, но и изменить некоторые нюансы в деятельности фирмы. Например, исправить план по продажам на более актуальный или вовремя подключить дополнительные резервы ресурсов.
Так выглядит форма 2 на примере: