Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «С 2023 года изменится порядок учета доходов работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бывают ситуации, когда нет возможности выдать сотруднику заработную плату в положенный день и соблюсти сроки выплаты заработной платы, потому что день выплаты совпадает с выходным или праздником. Для такого случая закон четко обозначает, что выплату нужно сделать в предшествующий выходным или праздничным день. Рассмотрим пример. На предприятии трудовыми договорами регламентировано, что выплату нужно сделать 8-го числа месяца, следующего за месяцем начисления дохода. На новогодних каникулах все отдыхают до 9 января, поэтому выплатить заработную плату точно в срок невозможно. Бухгалтерии нужно будет перечислить заработную плату сотрудникам за декабрь 30 или 31 декабря, то есть в последний рабочий день перед новогодними каникулами.
Исключительные случаи при выплате заработной платы
Изменения порядка начисления и уплаты НДФЛ и страховых взносов
В 2023 г. поменялась дата получения дохода для налогообложения — теперь это не последний день месяца, а дата, когда доход фактически был выплачен. Соответственно, работодателям как налоговым агентам придется перечислять подоходный налог, удержанный в период с 23 числа предыдущего месяца до 22 числа текущего, до 28 числа текущего месяца. При этом до 25 числа нужно направить в налоговую уведомление об исчисленной сумме по НДФЛ для корректного направления денежных средств, получаемых в рамках единого налогового платежа (ЕНП).
Стоит обратить внимание на обновление тарифа по страховым взносам. Деления платежей не предусматривается, поэтому достаточно сформировать 2 платежа — по взносам за медицинское и пенсионное страхование и ВНиМ (временной нетрудоспособности и материнству), а также по взносам за травматизм (взымается с предприятия, а не с каждого сотрудника).
В 2023 г. бухгалтерии придется рассчитывать НДФЛ непосредственно в текущем месяце. При использовании автоматизированных программ 1С проблем не предвидится. Но если заработная плата считается бухгалтером вручную, он может не успеть рассчитать подоходный с аванса, который выплачивается в текущий налоговый период.
В любом случае придется объяснить работнику причину выплаты аванса в меньшем размере. Стоит сделать особый акцент на том, что фактический размер заработной платы не меняется, уменьшение связано не с внутренней политикой предприятия, а с обновлением налогового кодекса в 2023 году. Объяснять ничего не придется только в случае, если понижающий коэффициент применялся к авансу еще до 2023 г.
Для снижения нагрузки с бухгалтеров стоит установить и настроить программу, например, «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП), которая автоматически начисляет аванс и зарплату с учетом нормативных изменений и готовит отчетность. Для предупреждения недовольства работников можно изменить размер аванса и сроки перечисления заработной платы. Трудовой кодекс России позволяет это сделать:
- ст. 139 ТК РФ указывает на расчёт средней зарплаты из фактически отработанного времени;
- ст. 136 ТК РФ устанавливает выплату заработка не реже двух раз в месяц;
- ст. 136 ТК РФ дает право производить перечисления аванса заработной платы под расчет в срок до 15 дней по окончанию периода, за которой начислялась выплата.
Налоговые вычеты в 2023 году
До наступления 2023 многие работники для уменьшения НДФЛ прибегали к налоговому вычету на ребенка, но при этом подоходный налог удерживался 1 раз в месяц, в связи с чем не возникало вопросов с тем, когда именно его можно применять. С 2023 года ситуация изменилась, ведь удержание НДФЛ происходит и с аванса.
Если внимательно изучить подпункт 4 пункта 1 ст. 218 НК РФ, устанавливающий вычет, то можно прийти к двум взаимоисключающим выводам: применять вычет можно ежемесячно — 1 раз в месяц и 2 раза в месяц. Специально для исключения неправомерного применения налогового вычета на ребенка, ФНС выпустила инструкцию (09.11.22 № БС-4-11/15099@), в которой однозначно указывается на возможность применения вычета только 1 раз в месяц. Решение, к какому из удержаний его применять, оставляют за бухгалтером. Настроить эту функцию в 1С довольно легко.
Многие бухгалтера пришли к выводу, что удобней применять вычет к более поздней из выплат в календарном месяце. Это позволит оценить, превысил ли доход работника предельные 350 тыс. руб. Поскольку обычно платится аванс в конце месяца, то вычет логично применять именно к нему.
Общие правила выплаты зарплаты
Поскольку все операции по заработной плате строго регламентируются, существуют основные моменты, общие для всех работодателей:
- Как известно, общая сумма заработка за месяц делится на две части. По трудовому кодексу срок между авансом и зарплатой не должен превышать 15 календарных дней.
- В том случае, когда срок выплаты выпадает на нерабочий день, выдать деньги нужно накануне.
- С 2016года произошли изменения в порядке закрепления дней выдачи в документах организации. На данный момент дни выплаты заработной платы должны быть зафиксированы в правилах внутреннего распорядка и в трудовом, либо в коллективном договорах. При этом в трудовом договоре допустимо не конкретно указывать дату выплаты, а делать ссылку на такую дату в коллективном договоре или правилах распорядка.
- Зарплата может быть выдана через кассу организации, наличными или перечислена через банк на карту сотрудника. Работник сам вправе выбрать банк, услугами которого он будет пользоваться. Это делается по заявлению и работодатель не вправе отказать.
- При проведении окончательного расчета за месяц работодатель обязан выдавать расчетные листки, в которых содержатся данные обо всех выплатах конкретно по каждому сотруднику. Не выдача таких листков может привести к штрафу.
Как еще можно выдавать зарплату
Иногда работодатели задаются вопросом – если зарплата выдается в четко установленные сроки, то можно ли выдавать ее чаще? Ведь иногда для стимулирования работников и для удобства самого работодателя есть потребность выплачивать зарплату еженедельно или даже несколько раз в неделю.
В законодательстве четко сказано, что выдача должна проводиться не реже, чем два раза в месяц, других ограничений по этому поводу нет. А это значит, что такой график выдачи тоже имеет место быть.
Тем не менее, следует учитывать, что частые выплаты далеко не всегда удобны. Работодателю в такой ситуации постоянно приходится либо иметь достаточное количество наличных денег, либо постоянно перечислять вознаграждение через банк. Что касается самих работников, то при такой частой выдаче суммы «распыляются» и кажется, что зарплаты как таковой не было.
Расчет аванса по зарплате
ТК РФ не устанавливает порядок расчета и сумму аванса. Поэтому при определении размера выплаты нужно полагаться на разъяснения от Минтруда и Роструда, а также учитывать внутренние особенности предприятия. Аванс сотрудника можно посчитать по отработанному времени. Также его допустимо определять по процентному соотношению от зарплаты. Письмо Минтруда № 14-4-1702 предполагает, что за первую половину месяца работник должен получить оплату за реально отработанное время, причем по установленному окладу либо тарифной ставке.
Кардинальные изменения по закону № 263-ФЗ с 2023 года затронут правила, касающиеся НДФЛ, включая налоговые расчеты, уплату и отчеты. С 1 января отменяется п. 2 ст. 223 НК РФ, устанавливавший датой дохода по заработной плате последний день месяца, за который ее начисляли. Пункт позволял не удерживать НДФЛ при выдаче аванса. Новые правила по п. 1 ст. 223 НК РФ устанавливают общую норму, которая признает доход полученным в день выплаты. Поэтому НДФЛ с 2023 года придется удерживать также с аванса.
Работодатель сможет поменять порядок авансового расчета, если ранее использовал коэффициент 0,87. Он больше не потребуется, так как НДФЛ будет удерживаться с каждой выплаты, включая аванс. Также с 2023 года отменяется п. 9 ст. 226 НК РФ, запрещавший работодателю из своего бюджета выплачивать НДФЛ. Изменение связано с переходом на единый налоговый счет, через который будут уплачиваться налоги и взносы.
Аванс по зарплате в 2023 году: новый порядок расчета
- Главная →
- Журнал →
- Сотрудники →
- Расчеты
21 ноября 2022 645 900 178
С 1 января 2023 года с аванса нужно будет удерживать и перечислять НДФЛ. Разбираемся, нужно ли что-то менять работодателю в правилах и сроках выплаты зарплаты.
С нового года датой получения дохода в виде оплаты труда будет считаться не последний рабочий день месяца, а фактический день выплаты работнику (ст. 223 НК РФ).
Соответствующие поправки внесены Федеральным законом от 14.07.2022 № 263-ФЗ.
Подробнее про изменения в подоходном налоге читайте в статье «Все изменения по НДФЛ — 2023: новые сроки уплаты и 6‑НДФЛ, ежемесячная отчетность и не только».
Работодатели как налоговые агенты будут перечислять НДФЛ, удержанный за период с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего месяца, не позднее 28 числа текущего месяца (п. 6 ст. 226 НК РФ в ред. № 263-ФЗ). А чтобы налоговая знала, какую сумму нужно направить на покрытие обязательства, понадобится подавать уведомление об исчисленных суммах — до 25 числа текущего месяца.
Для бухгалтерии это обернется сокращенными сроками расчета налога, потому что раньше зарплата закрывалась последним днем месяца, и НДФЛ считали уже в следующем месяце. Если учет в компании полностью автоматизирован, то проблем с переходом на новую схему не возникнет. При ручном режиме бухгалтер по зарплате может не успевать рассчитать НДФЛ с авансов, выплаченных в текущем налоговом периоде.
Пример. Компания А выплачивает аванс 21 числа текущего месяца, а зарплату за предыдущий месяц — 6 числа. В октябре она перечислила деньги работникам 6 и 21 октября. До 25 октября ей нужно подать уведомление об НДФЛ с зарплаты за сентябрь и аванса за октябрь, как за налоговый период с 23.09. по 22.10, а до 28 октября — уплатить налог.
Компания Б выдаёт аванс 25 числа. Зарплату за предыдущий месяц — 9 числа. До 25 ноября она подаст уведомление, а до 28 ноября перечислит НДФЛ в бюджет со всей суммы октябрьской зарплаты, как за налоговый период с 23.10. по 22.11.
На подготовку уведомления у компании А после крайней выплаты остается всего четыре дня, а у Б — 16 дней. При желании А может изменить сроки выплаты аванса и зарплаты, чтобы оптимизировать свою работу.
Дополнительный риск связан с тем, что работник будет получать на руки меньшую сумму, чем раньше. Если, конечно, работодатель уже не применял к авансу понижающий коэффициент 0,87.
Руководителям компании придется учесть возможное недовольство работников и загрузку бухгалтерии и, возможно, изменить размер аванса и сроки перечисления зарплаты. Напомним, что в Трудовом кодексе нет жестких норм по датам оплаты труда. Действует три основных правила:
- средняя заработная плата рассчитывается из фактически отработанного времени (ст. 139 ТК РФ);
- оплата труда производится не реже, чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ);
- конкретные даты перечисления аванса и зарплаты устанавливаются не позднее 15-ти дней после окончания того периода, за который они начислены — то есть аванс до 30-го числа текущего месяца и зарплата до 15-го числа следующего месяца (ст. 136 ТК РФ).
Размер и сроки выплат работникам определяются в Правилах внутреннего трудового распорядка или в коллективном договоре, либо в трудовом договоре.
Роструд не рекомендует устанавливать дату выплаты аванса в последние дни месяца. Работники, принятые на работу с 1-го числа, отработают фактически весь период, а оплату получат только за половину. Это нарушает принцип трудового законодательства «обеспечение права каждого работника на своевременную и в полном размере выплату справедливой заработной платы».
Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне
Попробовать
Многие работодатели платят аванс в процентах от оклада, чтобы работник получал примерно одинаковые суммы каждый месяц. Напомним, что при оплате по фактически отработанному времени в январе и мае сотруднику платят меньше из-за длинных праздничных дней.
Размер аванса может быть любым, но на практике часто устанавливают 40 % от оклада. Логика в том, что обычно на первую половину месяца в России выпадают разные праздники, когда сотрудники отдыхают. Кроме того, в течение месяца сотрудник может заболеть и отработать не все время.
Если с 1 января 2023 года сохранить ставку 40 %, то по факту работник получит после вычета НДФЛ 34,8 % (40 % × 0,87). Это не самый справедливый размер оплаты труда за полмесяца.
Мы рекомендуем увеличить фиксированную ставку аванса на 5-7 %. То есть установить его в размере 45–47 % от оклада. Тогда размер оплаты труда за первую половину месяца для работника останется примерно на прежнем уровне.
Пример. В компании А установлен аванс 40 % от оклада. Оклад работника — 30 000 рублей. До 1 января 2023 года сотрудник получал за первую половину месяца 12 000 рублей (30 000 рублей × 40 %).
НДФЛ с этой суммы в размере 1 560 рублей (13 %) не удерживался. С 1 января 2023 года работник будет получать аванс в размере 10 440 рублей (12 000 — 1 560).
Получается, что сотрудник отработал полмесяца, а получил чуть больше трети оклада.
Работодатель решил увеличить размер аванса до 46 %. Работник при окладе в 30 000 рублей получит выплату за вычетом НДФЛ в размере 12 006 рублей (30 000 рублей × 46 % × 0,87).
Работодатель, конечно, может сохранить прежние правила оплаты труда. Но тогда с 1 января 2023 года он рискует чаще общаться с трудовой инспекцией и прокуратурой из-за жалоб работников.
Расчетный способ применяют, чтобы платить работнику за фактически выполненную работу. Аванс работника отличается в каждом месяце.
Пример. В январе 2023 года 17 рабочих дней, в том числе 5 — в первой половине. Работник при окладе в 30 000 рублей получит аванс в размере 7 676,40 рублей (30 000 рублей / 17 рабочих дней × 5 рабочих дней × 0,87). В феврале 2023 года 18 рабочих дней, в том числе 11 — в первой половине. Работник получит аванс в размере 15 950 рублей (30 000 / 18 × 11 × 0,87).
Расчетный способ аванса сам по себе не нравится многим работникам. При уменьшении выплат за первую половину месяца на сумму НДФЛ недовольных будет еще больше.
Некоторые эксперты рекомендуют из-за новых правил по налогу перейти с расчетного на процентный способ выплаты аванса. При этом можно учитывать фактически отработанное работником время.
Пример. Размер аванса установлен как 46 % от оклада. В первой половине января 2023 года пять рабочих дней. Работник из-за болезни фактически отработал два. Размер аванса составит 4 802,40 рублей (30 000 рублей × 46 % / 5 дней × 2 дня × 0,87).
При обоих способах выплаты аванса: расчетном или процентном, общий размер зарплаты сотрудника за месяц из-за новых правил по НДФЛ не изменится. Просто работник станет больше получать за вторую половину месяца. Но работодателю понадобится время, чтобы уладить конфликты в трудовом коллективе из-за возникшей диспропорции.
Формируйте платежные поручения на уплату налогов и передавайте в ИФНС уведомления об исчисленных суммах налогов
Попробовать
Последовательность действий работодателя будет зависеть от того, где он установил даты и порядок оплаты труда:
- в коллективном договоре;
- в трудовом договоре;
- в Правилах внутреннего трудового распорядка.
Изменения в коллективный договор вносятся в том же порядке, в каком он заключался, если в самом колдоговоре не определен свой механизм (ст. 44 ТК РФ).
Если сроки и размер аванса установлены в трудовом договоре, то с работником нужно будет подписать дополнительное соглашение (ст. 72 ТК РФ).
Кадровики должны провести предварительную разъяснительную работу с трудовым коллективом. Объяснить, что размер аванса меняется из-за поправок в Налоговый кодекс, а не по личной инициативе руководителя. Акцент делать на то, что итоговая сумма заработной платы работника останется прежней.
Работодатель обязан выбрать конкретную дату выплаты заработка и указать ее в правилах внутриорганизационного трудового распорядка, трудовом/коллективном соглашнии. Если даты в соответствующей документации не прописаны, то лицо столкнется с определенной ответственностью.
Таким образом, сроки перечисления заработков регламентированы законодательством. Нарушать их работодатель не имеет права, однако он может перечислять зарплату чаще, чем это установлено ТК РФ.
При несоблюдении сроков виновное лицо столкнется с административной (предупреждение, штрафы, лишение права занимать руководящую должность) или материальной ответственностью (выплата финансовой компенсации подчиненным).
В каких документах указываются дни выплаты заработной платы
Конкретный график перечисления зарплатных денег работодатель обязан зафиксировать в своих локальных нормативных актах (ЛНА): правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР), коллективном или трудовом договоре. Именно эти 3 документа приводит ст. 136 ТК РФ.
Формулировка этой статьи составлена таким образом, что нередко возникает вопрос: обязательно ли фиксировать зарплатные сроки во всех вышеперечисленных документах или достаточно одного из них? Ответ на него неоднократно давали и чиновники, и судьи (письмо Роструда от 06.03.2012 № ПГ/1004-6-1, определение Московского горсуда от 24.12.2012 № 4г/5-12211/12).
О том, что включить в трудовой договор, читайте в статье «Порядок заключения трудового договора (нюансы)».
Согласно разъяснениям, достаточно, чтобы сроки были закреплены в одном из приведенных в ст. 136 ТК РФ документов. Причем, по мнению Роструда, в приоритете — ПВТР. Объясняет он это тем, что ПВТР — это общий документ, нормы которого распространяются на весь персонал, в то время как трудовой договор регламентирует отношения с определенным работником, а колдоговор может и вовсе не заключаться.
Для того чтобы полностью исключить споры с проверяющими, можно поступить следующим образом: закрепить регламент выдачи зарплаты в ПВТР, а в трудовые или коллективные договоры внести фразу, отсылающую к ПВТР: «заработная плата выдается в соответствии с пунктом (здесь указываем номер пункта ПВТР) правил трудового распорядка…».
Что нужно учесть при установлении дат выплаты заработной платы
Перед тем как утвердить зарплатные даты, просчитайте возможные риски и налоговые последствия. Есть ряд скользких моментов, на которые следует обратить внимание:
- Не следует путать выражения «каждые полмесяца» и «дважды в месяц». Например, числа 3 и 16 подходят под определение «дважды в месяц», однако здесь не соблюдено правило непревышения разрыва в 15 дней, поскольку с 16-го числа до 3-го получается больше, чем полмесяца.
- Опасно выбирать не четкие даты, а временной промежуток — например, с 1-го по 5-е число, равно как и граничные сроки, например, не позднее 5-го и 25-го чисел. Во-первых, ст. 136 ТК РФ говорит о необходимости установления именно определенных дат, а во-вторых, есть риск запутаться и превысить полумесячный интервал между выплатами. О неправомерности такого подхода говорится в письме Минтруда РФ от 28.11.2013 № 14-2-242, постановлении ВС РФ от 15.05.2014 № 3-АД14-1, определении Забайкальского краевого суда от 05.09.2012 № 33-2867-2012.
- Небезопасной также будет недостаточно определенная фраза, например: «зарплата выдается не позднее 5-го и 20-го чисел каждого месяца». Ведь понять по такой фразе, когда выдают аванс, а когда окончательную сумму, невозможно.
- Подбирая удобные даты, нужно принять во внимание и требования НК РФ. Так, 15-е число для окончательного расчета оказывается неудобным, поскольку выдача аванса в этом случае приходится на 30-е число, а это во многих месяцах — крайний день. С аванса, выплаченного в последний день месяца, придется удержать НДФЛ (п. 2 ст. 223 НК РФ, определение ВС РФ от 11.05.2016 № 309-КГ16-1804). А вот в месяцах, в которых 31 день, этого делать не надо. Это создаст путаницу как для бухгалтера, так и для контролеров.
Изменение сроков выплаты заработной платы в коллдоговоре
Изменить сроки выдачи зарплаты, прописанные в коллективном договоре, в одностороннем порядке (как в случае с ПВТР), нельзя. Для этого потребуется создать специальную комиссию, включающую в себя представителей работодателя и работников.
Внесение изменений в коллдоговор происходит в следующем порядке:
- Работодатель направляет представителям работников предложение о проведении переговоров.
- Представители рабочего класса в семидневный срок передают представителям работодателя письменное согласие-ответ с указание лиц, которые будут участвовать в заседании комиссии.
- Работодатель издает приказ о создании комиссии для ведения переговоров.
- Подготавливается дополнительное соглашение, содержащее в себе изменения, вносимые в коллдоговор.
- Члены комиссии обсуждают вносимые в договор изменения в течение максимум 3 месяцев.
- Внесение изменений в договор оформляется приказом руководителя. С ним нужно ознакомить всех членов комиссии.
- Дополнительное соглашение к коллективному договору направляется на уведомительную регистрацию в Роструд в течение 7 дней с даты его подписания.
Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.