Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Каждый документ имеет свой определённый законом или договором срок хранения. В течение этого срока организация несёт обязанность по хранению такого документа. Также документ в течение этого срока обладает юридической силой. Хранение большого объёма документации оказывает на организации дополнительную нагрузку, от которой предприятие может избавиться при помощи уничтожения старых и утративших силу документов.

Когда необходимо составлять акт

Как правило, акт об уничтожении документов является следствием проведения организацией экспертную оценку ценности документов. В комиссию входят эксперты по работе с документами. Они в своём заключении укажут на те документы, которые уже в силу тех или иных обстоятельств не представляют ценности и просто занимают место в архиве предприятия. Заключение по экспертизе оценки ценности документов прикладывается к акту об уничтожении документов. Разберем подробно процедуру, которую проводят члены экспертной комиссии.

Члены комиссии исследуют все находящиеся в архиве организации документы с целью следующее:

• документы с истёкшим сроком хранения;
• физически испорченные документы. Бумага с течением времени и при неправильных условиях хранения имеет свойство деформироваться;
• документы, не представляющие для предприятия практического значения.

После осуществления процедуры оценки выявленных документов, составляется акт о их дальнейшем выделении. Обозначенные комиссией документы в последующем будут уничтожены, о чём также следует составить дополнительный акт. Не подлежат уничтожению документы, представляющие собой научную, культурную ценность. Об этом также делается отметка в настоящем документе.

Таким образом, акт о выделении будет содержать полный перечень документов, не подлежащих хранению.

Процедура уничтожения документации

Порядок уничтожения документов с прошедшим сроком хранения включает несколько этапов:

• Ответственные должностные лица определяют, есть ли в архиве компании документация, срок хранения которой истек.
• Руководитель издает приказ об утверждении экспертной комиссии, включающей представителей разных подразделений организации (бухгалтерия, отдел кадров и т.д.). Ее задача заключается в определении ценности документов и документальном оформлении данной процедуры. При этом срок хранения не является ключевым параметром отбора, так как иногда бумаги с истекшим сроком годности еще могут пригодиться в работе.
• Оформляется акт о выделении документов к уничтожению.
• Проводится непосредственная утилизация документов и составляется еще один акт – об уничтожении документации.

Что это за документ и обязательно ли его надо оформлять?

Акт приема-передачи документов формируется в рамках корпоративных отношений. Это документ, в котором отображается передача бухгалтерских, учредительных и прочих документов от одного лица другому (или от одной организации к другой). Подписанный представителями обеих сторон акт подтверждает тот факт, что один участник правоотношений передал документацию, а второй – получил ее.

В действующем законодательстве отсутствует требование о том, что акт приема-передачи бухгалтерских документов или иной внутренней документации необходимо составлять в обязательном порядке. Но, несмотря на это, должностные лица часто используют его. Документ имеет юридическое значение, и если дело дойдет до судебных разбирательств по причине утери каких-либо бумаг и т.п., он будет выступать в качестве важного доказательства.

Определение ценности документов

Порядок определения ценности документов и отбора их к уничтожению регламентируется одобренными Росархивом «Основными правилами работы архивов организации» от 2002 года и более современными, хотя и во многом идентичными Правилами работы архивов организации, утвержденными приказом Минкультуры №526 от 15 марта 2015 года.

Экспертиза ценности документа в течение его «жизни» проводится как минимум дважды:

• в конце делопроизводственного года при переутверждении номенклатуры дел организации на следующий год;
• по истечении установленного срока хранения, когда определяются документы, которые можно уничтожить, и документы, которые будут переданы (если это предусмотрено) в объединенный архив.

Для того чтобы определить ценность документа требуется учет мнения специальной экспертной комиссии (ЭК), состав которой назначается приказом по предприятию.

Председателем комиссии назначается директор или заместитель директора по административной части или начальник службы делопроизводства. В комиссию рекомендуется включать не мене трех человек из числа наиболее хорошо разбирающихся в документации работников (как правило, это начальник кадровой службы, начальник службы делопроизводства) и обязательно — лицо, ответственное за архив организации. Эти работники будут нести ответственность за определение срока хранения каждого документа.

Для экспертизы ценности электронных документов могут быть привлечены работники IT-службы.

Что такое акт об уничтожении документов

Ряд документов, имеющих юридическую силу, необходимо хранить постоянно. По мере необходимости, они могут передаваться в централизованные или собственные архивы, оцифровываться с внесением информации в базы данных. Однако большинство документов утрачивается свое значение достаточно быстро. Как только истекут регламентированные сроки хранения, их можно уничтожить.

Решение об уничтожении документов принимает руководитель организации. Обычно планы по уничтожению документации готовят структурные подразделения в пределах своей компетенции.

Для некоторых видов бланков и форм необходимо соблюдать специальные правила уничтожения. Например, в организациях, работающих со сведениями гостайны или с персональными данными граждан, утверждены специальные регламенты.

Как уничтожаются объекты ОС?

Перед тем как списать основные средства, необходимо выполнить ряд действий. Прежде всего, создается комиссия, цель которой — определение необходимости списания и дальнейшего уничтожения ОС.

Специалисты осматривают объекты, определяют наличие/отсутствие причин для их списания.

По итогам мероприятия оформляется заключение, в котором указывается принятое членами комиссии решение.

Только после этого наступает этап уничтожения основных средств.

Выделяют несколько вариантов проведения процедуры. Первым среди них является совершение данного действия специалистами компании, работающими в организации, основные средства которой уничтожаются.

Сущность второй методики заключается в сотрудничестве со сторонними учреждениями, профессиональная деятельность которых основана на предоставлении услуг подобного характера.

При заключении договора со специальной компанией, руководитель при передаче имущества, должен заключить с ее сотрудниками соответствующий акт — приема-передачи объекта.

По окончанию работ организация, занимавшаяся уничтожением, должна предоставить заказчику документ, подтверждающий факт выполнения работ.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

• Перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, либо приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
• Документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.

При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.

Инструкция по заполнению акта

1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
2. В основную часть акта вписывают
   основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
3. состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
4. фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
5. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

Составление акта при смене генерального директора

Составление акта приема-передачи документов при смене директора – это типичная процедура, связанная с особенностями корпоративных отношений. Часть документации восстановить крайне трудно, поэтому факт передачи тщательно фиксируется. Принимающая сторона должна уделить большое внимание проверке учредительных документов, лицензий, доверенностей, договоров. При необходимости к акту прикладывают ксерокопии наиболее важных бумаг и описи документов.

Прямая обязанность генерального директора передавать документацию по акту нигде не зафиксирована. Однако, в п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ указано, что при смене руководителя компании необходимо обеспечить и передачу бухгалтерских документов. Порядок передачи каждая организация определяет самостоятельно. Положения, регламентирующие обязательную передачу документации от бывшего гендиректора к новому, следует закрепить в локальных нормах организации.

Документальное оформление уничтожения документов

Документальное оформление уничтожения документов производится в определенной последовательности.

1. Издание приказа о создании экспертной комиссии, которая осуществляет экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности общества.
2. Формирование по итогам работы комиссии описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также составление акта (акт может быть составлен в произвольной форме, за основу которой взята примерная форма акта, содержащаяся в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (сюда включают документы, хранящиеся как в архиве организации, так и в структурных подразделениях).
3. Рассмотрение и утверждение экспертной комиссией описей и акта (которые затем утверждает руководитель организации).
4. Передача документов на утилизацию по накладной.
5. Фиксирование факта передачи документов в утиль или их физическое уничтожение отдельным актом экспертной комиссии.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Инструкции по заполнению Акта

1. В верхней правой части прописывается название организации и её организационно-правовая структура. Дата оформления Акта и порядковый номер. С левой стороны оставляется место для резюме руководителя и его подписи, указывается его должность и ФИО. Ниже в средней части пишется название документа.
2. В основной части должна быть следующая информация:

• Приказ или распоряжение директора, на основании которого действует комиссия; номер и дата приказа.
• Персональные данные председателя и членов комиссии (должности, ФИО).
• Сведения о контрольной проверке, ознакомлении и сортировки документов, подлежащих уничтожению. Список этих документов должны быть вписаны в таблицу. Под таблицей указывается количество пунктов (написать цифрами и прописью), внесенных в перечень. Помимо вышеперечисленного, следует описать непосредственно факт утилизации. Можно добавить способ утилизации.

3. Акт подписывают все члены комиссии и вносятся расшифровки каждой подписи. Далее данный Акт предоставляется руководителю для утверждения. После проставления им своей подписи, процедуру уничтожения документов можно считать завершенной.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Пошаговая инструкция по заполнению формы акта

Форма акта не должна вызвать сложностей в её заполнении, тем не менее разберём всё «по полочкам».

Первым делом заполняем шапку документа. Здесь указываем:

• присвоенный на предприятии номер настоящего документа;
• полное наименование юридического лица, ФИО директора и его подпись.

Далее следует заполнение вводной части документа.

В этой части указываем документ, на основании которого документы более не подлежат хранению. Для каждого типа документов в различных отраслях предусмотрен различный срок хранения. Существуют специально разработанные перечни документов в сфере государственной, научной и других видах деятельности. Для каждого вида деятельности Росархивом предусмотрен свой перечень с указанием сроков их хранения. Разбираемся к какому типу документации относятся наши документы и указываем это в акте. Здесь же указываем наименование фонда, из которого выделяются бумаги.

Ниже по документу следует его основная часть, представленная в виде таблицы. В приведённой таблице указываем все выделяемые к уничтожению документу по следующей форме:

• в первом столбце следует указать номер документа по порядку в настоящем списке. Начинаем с номера один;
• во втором вносим наименования документов. Это может быть как единичный документ, так и группа документов, объединённая общей категорией. Например, товарные накладные за определённый срок;
• третий столбец должен нести в себе информацию о годах, которыми датируются выделяемые документы;
• в четвёртом столбце отмечаем реквизиты описи документов;
• в пятом столбце указываем номер единиц хранения по описи;
• шестой столбец несёт информацию о количестве единиц хранения, выделяемых для уничтожения;
• в седьмом столбце отмечаем срок хранения в соответствии со статьей указанного в вводной части перечня документов от Росархива;
• в последнем столбце можно указать примечания к документам.

Похожие записи:

• Неполные семьи в россии статистика 20222022
• Условия перевозки детей в автомобиле в 2023 году
• Увольнение в связи с выходом на пенсию — нюансы оформления процедуры