Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новая форма путевых листов (скачать) и правила заполнения с 01.03.2023». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Что в этом сложного? Конечно, ничего! Главное — правильно заполнить путевой лист, чтобы не было проблем с подтверждением расходов. Путевой лист автомобиля является основным первичным документом, который, так же как и товарно-транспортная накладная, содержит данные для осуществления расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на себестоимость и начисления заработной платы водителю.
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Как оформлять путевые листы по новым правилам
6. Сведения о транспортном средстве включают:
1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
4. Сведения о транспортном средстве включают:
1) тип транспортного средства, марку и модель транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), кроме того — марку и модель прицепа (полуприцепа);
Ранее обязательные реквизиты требовали указать только модель транспортного средства, с 1 января 2020 года в дополнение нужно указать и его марку. В данном случае изменение минимальное. Связано это с тем, что модель автомобиля без марки мало о чем говорит. Поэтому при заполнении путевых листов сотрудники большинства организаций указывали и марку, и модель.
Так что по данному изменению в путевом листе нужно будет лишь переименовать один из пунктов.
6. Сведения о транспортном средстве включают:
…
2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
2) государственный регистрационный номер транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), его регистрационный номер, и/или инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);
Ранее подпункт 2 требовал, чтобы в путевом листе указывался регистрационный номер транспортного средства. Однако троллейбусы и трамваи регистрационных номеров не имеют. В новой редакции в путевой лист допускается вносить инвентарный номер троллейбуса или трамвая. То есть номер, который указан на борту этого транспортного средства.
6. Сведения о транспортном средстве включают:
…
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);
5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.
Подпункты 4 и 5 содержат два важных изменения:
- пункты поменялись местами, то есть имеет смысл изменить их порядок и в путевом листе;
- вместо выезда и возврата на парковку, теперь используются термины выпуск на линию и возвращение с линии.
Выше рассмотрены изменения, которые нужно внести в бланк путевого листа. А далее речь пойдет о том, как изменился порядок оформления путевых листов.
Отмена обязанности ведения журнала регистрации путевых листов
Вплоть до 1 марта 2023 г. собственники (владельцы) транспортных средств обязаны были регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Приказа Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
Журнал можно было вести на бумажном носителе или в электронной форме.
Новый НПА об обязанности ведения такого регистра не упоминает, следовательно, отказаться от него или продолжать заполнять — решать самой организации или ИП.
Если журнал больше не ведется, не торопитесь от него избавляться: срок хранения журналов, баз данных учета путевых листов — 5 лет (п. 554 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Электронный путевой лист
Применение электронных путевых листов факультативно.
Формат такого документа разрабатывается ФНС России, свой использовать нельзя.
Пп. 27 ч. 1 ст. 2 Устава относит электронный путевой лист к категории электронных перевозочных документов наряду с электронной транспортной накладной, электронным заказ-нарядом, электронной сопроводительной ведомостью, электронным договором фрахтования, электронным заказом и электронной заявкой.
Это означает, что при оформлении и обмене электронными путевыми листами нужно руководствоваться одноименной ст. 18.1 Устава.
Электронный путевой лист:
-
подписывается участниками информационного взаимодействия УКЭП или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), сертификат ключа проверки которой создан и используется на портале Госуслуг. Файлы обмена электронного путевого листа предполагают подписи:
- лица, заполняющего сведения об организации или ИП, о сроке действия путевого листа, о транспортном средстве, о водителе (водителях), о виде перевозки и виде сообщения;
- медработника, проводившего предрейсовый (предсменный, послерейсовый, послесменный) медосмотр водителя (если он проводится);
- лица, ответственного за проведение предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если проводится);
- лица (лиц), уполномоченного(ых) на заполнение сведений о показаниях одометра (например, водителя, диспетчера, ИП).
Все подписанты файлов обмена должны обладать хотя бы одним из указанных видов подписей и применять их;
-
обмен электронными путевыми листами между участниками информационного взаимодействия осуществляется посредством использования информационных систем электронных перевозочных документов (ЭПД), т. е., только через уполномоченных операторов ЭДО и никаким иным способом;
-
электронный путевой лист подлежит направлению в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), где, согласно Постановлению Правительства от 03.03.2022 г. № 281, сведения из такого путевого листа становятся доступны МВД России, Минтрансу России, Минцифры России, ФНС России, Ространснадзору.
Руководитель лично управляет служебным автомобилем: обязательны ли путевые листы и предрейсовые медицинские осмотры
Работник организации, занимающий должность заместителя директора, постоянно использует легковой автомобиль, принадлежащий на праве собственности юридическому лицу, для служебных поездок. В трудовом договоре заместителя руководителя не указано, что он в рамках своих должностных обязанностей должен управлять автомобилем. Транспортные услуги организация не оказывает, в штате водителя нет.
1. Обязана ли организация выдавать путевой лист в рассматриваемом случае? Может ли организация выписывать путевой лист на год, или она обязана выписывать его на каждую поездку? Должен ли выписываться путевой лист в случае, если сотрудник управляет автомобилем по доверенности?
2. Обязана ли организация обеспечить прохождение предрейсового медицинского осмотра заместителя директора?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Организации рекомендуется оформлять и выдавать путевые листы в рассматриваемой ситуации. Путевой лист следует оформлять на срок, не превышающий одного месяца.
По мнению представителей инспекции труда в такой ситуации организация не обязана обеспечивать прохождение предрейсовых медицинских смотров. Однако, учитывая, что автомобиль используется им для поездок регулярно при исполнении должностных обязанностей, на наш взгляд, велика вероятность того, что контролирующие органы и (или) суд могут признать, что работник исполняет функции водителя, и привлечь работодателя, не организовавшего предрейсовый осмотр работника, к административной ответственности по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ.
Обоснование позиции:
1) водительское удостоверение или временное разрешение на право управления транспортным средством соответствующей категории или подкатегории;
4) страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности владельца транспортного средства в случаях, когда обязанность по страхованию своей гражданской ответственности установлена федеральным законом.
Кроме этого, в случае управления транспортным средством, на котором установлен опознавательный знак «Инвалид», водитель обязан предъявлять сотрудникам полиции документ, подтверждающий факт установления инвалидности. Как видно в отношении обязательности наличия путевого листа в составе документов, предъявляемых водителем организации сотрудникам органов полиции, в п. 2.1.1 ПДД указано, что такой документ должен быть у водителя лишь в установленных законодательством случаях.
Таким образом, толкование приведенных норм в их совокупности свидетельствует о том, что оформление путевого листа на каждое автотранспортное средство и, следовательно, его наличие у водителя организации необходимы только в тех случаях, когда перевозка осуществляется организацией в рамках оказания услуг по соответствующим договорам о перевозке грузов, пассажиров и багажа. Если же перевозка осуществляется для собственных нужд организации, то необходимость оформления и выдачи водителю путевого листа отсутствует (решение Новосибирского областного суда от 25.02.2016 по делу N 7-70/2016).
Отметим, что путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, используемый хозяйствующим субъектом в служебных целях, на один день или срок, не превышающий одного месяца (пункты 9, 10 Порядка). Как буквально следует из указанной нормы значение в данном случае имеет цель использования автомобиля. Из вопроса видно, что заместитель директора использует указанный автомобиль в служебных целях, соответственно, организация обязана оформить путевой лист на автомобиль независимо от того, управляет ли заместитель указанным автомобилем по доверенности, либо на ином основании (например, приказ о закреплении служебного автомобиля за указанным работником). Иными словами, доверенность в рассматриваемой ситуации не может отменить обязанность работодателя по оформлению путевого листа. Кроме того, в указанной норме предусмотрен максимальный срок, на который может быть оформлен путевой лист. В то же время, предусматривая максимальный срок, законодательство при этом не предусматривает норм административной ответственности за оформление указанного путевого листа на более длительный срок. Единственным последствием несоблюдения требований к оформлению путевого листа, возможно, являются налоговые последствия в части признания правомерности уменьшения налогооблагаемой прибыли организации (п. 1 ст. 252 НК РФ)*(1).
Срок действия путевого листа
Путевой лист нужно оформить или сформировать в электронном виде до выпуска транспортного средства на линию.
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
| Продолжительность рейса | Когда оформлять | Срок действия |
|
В день делается один или несколько рейсов в течение смены |
До старта первого рейса |
В течение дня |
|
Рейс продолжается больше одной смены |
До начала рейса |
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена |
Новые обязательные реквизиты путевых листов с 1 января 2021 года
6. Сведения о транспортном средстве включают:
…
2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
2) государственный регистрационный номер транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), его регистрационный номер, и/или инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);
Ранее подпункт 2 требовал, чтобы в путевом листе указывался регистрационный номер транспортного средства. Однако троллейбусы и трамваи регистрационных номеров не имеют. В новой редакции в путевой лист допускается вносить инвентарный номер троллейбуса или трамвая. То есть номер, который указан на борту этого транспортного средства.
Как оформить путевой лист легкового автомобиля на месяц?
При отправлении водителя на служебном автотранспорте в продолжительную командировку, выписывается путевой лист сроком на месяц. Ниже будет описано пошагово, как необходимо записать сведения в путевой лист на месяц и на что обратить внимание.
Учреждение обязано выписать «путевку» легковой автомашины для подтверждения расходов на ГСМ и техническое обслуживание автотранспорта. Кроме того, в документе отображается сопровождающее лицо (если имеется).
При использовании учреждением унифицированного бланка, удобнее выписывать «путевки» на более продолжительный срок, например, на одну или две-три недели, и даже на месяц.
Законодательством предусмотрен такой вариант выписывания путевого листа. При этом продолжительность действия бланка не должна превышать более одного месяца.
При пользовании одним автомобилем несколькими водителями, можно выписывать несколько «путевок» легкового автотранспорта на месячный срок. Каждая путевка оформляется на одного шофера (Приказ Минтранса № 152 от 28.11.97г., п. 11).
Где взять актуальный бланк путевого листа 2023
Существуют сервисы, на которых в режиме онлайн формируют лист, в соответствии с нормативными требованиями, беря в качестве примера унифицированный вариант. Исправляют ошибки, добавляют недостающие графы. Как правило, за это взимают плату – 500 рублей.
Разработать новую форму путевого листа легкового автомобиля можно самим, скачав бесплатно стандартный бланк путевого листа в формате Excel. Работая с таблицами, исправляют ошибки в реквизитах, добавляют несуществующие параметры. Так как актуальный образец отсутствует, опираются на Приказ №390, включая необходимые сведения.
При формировании бланка путевого листа автомобиля любым из способов учитывают вид транспортного средства и особенность деятельности организации. Разработанный самостоятельно документ утверждают внутренним распоряжением, отражая в учетной политике компании. Например, для каждого вида берут соответствующую определенному транспорту межотраслевую форму:
- легковые авто – №3 и №3 (спец);
- грузовые – №4-С и №4-П;
- автобусы: №6 – общественный; №6 (спец) – необщего пользования;
- такси – №4
- журнал учета п/л – №8
- товано-транспортная накладная – №1-Т
Кто заполняет бланк путевого листа
На автопредприятиях для заполнения и выдачи п/л предусмотрена должность диспетчера. В крупных компаниях их несколько. В организациях с малым количеством автотехники этим занимается бухгалтер. ИП часто в одном лице совмещает несколько обязанностей: руководителя, механика, водителя и диспетчера.
Путевку готовят заранее. Водителю вручают только после сдачи предыдущего документа. Ответственный за внесение данных:
- ведет журнал учета (нумерации) п/л;
- оперирует данными расчета километража от пункта до пункта;
- расхода топлива определенным видом транспорта при нулевом пробеге и с грузом;
- прописывает задание для водителя;
- выдает заполненный документ работнику под роспись.
До выезда автотранспорта с места парковки водитель с путевкой проходит предрейсовый медосмотр. Получает допуск медика к управлению ТС. Вместе с контролером убеждается в исправности техники, о чем производится соответствующая отметка автомеханика. Расписывается в п/л о приеме автотранспортного средства и в журнале регистрации проведения техосмотра.
Важно: Кроме заверяющих подписей с расшифровкой фамилий + инициалов, медработник и контролер прописывает дату и время прохождения осмотра. Нужно следить, чтобы указанные временные периоды не совпадали. На проведение каждой процедуры требуется от 5 до 15 минут.
Путевой лист образца 2021 года
При этом отметим, что организация, кроме того, может быть привлечена к административной ответственности по ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ. Так, суд указал, что лицо, управляющее автомобилем, принадлежащим организации, является участником дорожного движения и осуществляет транспортную перевозку по дорогам общего пользования, в связи с чем данное юридическое лицо, а следовательно, и водители, допущенные к управлению транспортным средством, обязаны выполнять требования законодательства, в том числе в части предрейсового медицинского осмотра, при осуществлении деятельности, связанной с эксплуатацией автотранспортных средств (решение Московского районного суда г. Чебоксары Чувашской Республики — Чувашии от 25.02.2016 по делу N 12-351/2016).
Частным лицам также не нужно забывать о том, что если они передают личную машину знакомым или родственникам, грамотно составленная доверенность обезопасит владельца автомобиля от многих возможных неприятностей.
По правилам, в путевом листе указываются данные автомобиля и водителя, количество израсходованного топлива, а также отметки механика и медработника, выпустивших машину на линию или в рейс. В соответствии с пунктом 2.1.1 ПДД “в установленных случаях” инспектор ГИБДД имеет право потребовать у водителя предъявить путевой лист.
Приказ Минтранса 9 от 15.01.2021 Порядок выпуска на линию.
Путевой лист (далее п/л), в первую очередь, – первичный отчетный документ. Его наличие обязательно для ведения бухучета. Налоговая инспекция требует его, как доказательство ведения контроля и списания ГСМ на предприятии. Поэтому все транспортные организации и ИП обязаны иметь правильно заполненный п/л. Контролирующие органы всегда обращают внимание на ошибки в оформлении. Найдут – откажут в списании средств. Например, на предприятии израсходовано несколько тонн горючего. Будьте добры, подтвердите это документами: чеками либо п/л.
Мы разобрались, что форму путевого листа можно рекомендовать, но не навязывать. Есть два пути обеспечения себя бланками: либо разработать их самим, либо использовать устаревший Госкомстатовский образец, добавив недостающие поля. Делаем вывод: разновидность листов огромна. По сути, стандарта нет, но есть единые требования к обязательным реквизитам. Новая форма должна иметь минимум 4 блока, которые рассмотрим подробнее.
Согласно последним поправкам в законодательстве РФ, выдавать одну путевку на множество маршрутов в различные рабочие дни не допускается. Новые правила гласят, что путевой бланк требуется выписывать накануне:
- каждого выезда – если рейс продолжительнее рабочего дня;
- начала первого выезда – если объем задания меньше дня и шофер получает одно или множество заданий.
Форма отображения в путевке времени действия бланка зависит от длительности маршрута. Если его длительность не более рабочей смены, время действия путевки отображается одной датой. Если же длительность маршрута более одной смены, в графе «срок действия» отображается дата начала маршрута и дата его завершения.
До 01.03.2019 выдать путевку разрешалось, как на один день, так и на полный месяц. После поправок, отображенных в приказе № 467, путевка выписывается накануне каждой смены или задания. Шоферу вручается путевка накануне выезда. В стандартном бланке имеется возможность изменения времени действия путевки, так как возможна задержка рейса, а передвижение без путевки – это нарушение.
По окончанию времени действия выданной путевки, бланк возвращается под роспись ответственному работнику и далее передается в бухгалтерию для доработки.
Есть несколько важных особенностей оформления ПЛ, о которых должны знать лица, оформляющие данный документ:
- Срок хранения ПЛ равен пяти годам;
- Все ПЛ при их оформлении должны быть вписаны в журнал регистрации ПЛ;
- Показания одометра, дата и время выезда должны вписываться в ПЛ уполномоченными лицами организации или ИП. Если предприниматель выполняет функции водителя, то эти сведения вписываются им самостоятельно;
- ПЛ может быть выдан как на один день, так и на более длительный срок но не больше одного месяца.
Важно! Путевой лист может быть выписан сроком на несколько дней, но не больше месяца.
- Путевой лист 2021: кто и когда составляет
- Сколько действует путевой лист в 2021 году
- Оформление путевых листов в 2021 году: изменения
- Новый путевой лист с 2021 года образцы
- Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году
- Дополнительные реквизиты путевого листа
- Нормы расхода топлива
- Штраф за отсутствие путевого листа
В январе 2021 года вступили в силу новые требования к заполнению путевых листов и обновились реквизиты. Новый приказ Министерства транспорта РФ имеет важные отличия, в соответствии с которыми форма путевого листа должна быть изменена. В статье мы расскажем о всех изменениях, а также вы сможете скачать образцы путевых листов.
Тут все напрямую зависит от номера формы путевого листа. Так форма № 3 — только на срок не более одного рабочего дня или одной рабочей смены.
Однако более длительный срок может быть оформлен только в случае отправления водителя в командировку. Это обозначено в постановлении № 78. а вот постановление № 152 прописывает оформление путевого листа на срок до месяца.
Приказ Минтранса 9 от 15.01.2021г. Порядок выпуска на линию.
18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.
Действующий приказ Минтранса требует, чтобы путевые листы хранились в организации не менее 5 лет. В документе, который начнет действовать в 2021 году, подобное требование отсутствует.
17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (далее — журнал).
Журнал ведется на бумажном носителе, страницы которого должны быть прошнурованы, пронумерованы, и (или) на электронном носителе. При ведении журнала в электронной форме предусматривается обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе.
18. В случае ведения журнала в электронной форме внесенные в него сведения заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.
С 1 января 2021 года появится новый вариант ведения журнала путевых листов — в электронном виде. При этом сведения, внесенные в журнал, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.
Что касается традиционного бумажного варианта журнала, то такой вариант оформления также остается возможным.
- Сведения о перевозке — новый реквизит путевого листа. К этим сведениям относится информация о виде сообщения и виде перевозки (п. 6 Порядка заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса РФ № 368).
Для заполнения этого реквизита укажите:
1) в информации о виде сообщения:
- городское, если оно осуществляется в границах населенных пунктов;
- пригородное, если оно осуществляется между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно между границами этих населенных пунктов;
- междугороднее, если оно осуществляется между населенными пунктами на расстояние более 50 км между границами этих населенных пунктов;
- международное, если оно осуществляется за пределы территории РФ или на территорию РФ с пересечением Государственной границы РФ, в том числе транзитом через территорию РФ;
2) в информации о виде перевозки:
- регулярные;
- по заказам;
- легковыми такси.
Варианты, как можно отразить сведения о перевозке в путевом листе.
| Сведения | Ситуация |
| Городская регулярная перевозка | Перевозка товара в пределах одного населенного пункта от склада до торговой точки или при поездках генерального директора в пределах одного населенного пункта |
| Городская перевозка по заказам | Организация оказывает услуги по договорам перевозки (транспортно-логистическая компания) при доставке груза в пределах одного населенного пункта |
| Пригородная регулярная перевозка | Поездка генерального директора на расстояние до 50 км от одного до другого населенного пункта |
| Пригородная перевозка по заказам | Продавец доставляет груз покупателю, который находится на расстоянии до 50 км в другом населенном пункте |
| Междугородняя перевозка легковым такси | Организация оказывает услуги населению по перевозкам легковыми такси на расстояние более 50 км между границами населенных пунктов |
Режим отдыха водителей в 2021 году
17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (далее — журнал).
Журнал ведется на бумажном носителе, страницы которого должны быть прошнурованы, пронумерованы, и (или) на электронном носителе. При ведении журнала в электронной форме предусматривается обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе.
18. В случае ведения журнала в электронной форме внесенные в него сведения заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.
С 1 января 2021 года появится новый вариант ведения журнала путевых листов — в электронном виде. При этом сведения, внесенные в журнал, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.
Что касается традиционного бумажного варианта журнала, то такой вариант оформления также остается возможным.
Так называемые путевки — это учетные первичные документы, и ведение путевых листов на предприятии обязательно, если организации или индивидуальные предприниматели эксплуатируют автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов.
В зависимости от вида транспортных средств (ТС) и области их применения используют разные виды бланков. Отдельные их виды разработаны для владельцев и арендаторов:
- легковых автомобилей;
- грузовых автомобилей;
- специального транспорта;
- легкового такси;
- грузового такси;
- автобусов общественных и необщего пользования.
Необходимые предпринимателям формы утверждены более двадцати лет назад постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997. Они актуальны до сих пор, хотя за эти годы в бланки много раз вносились изменения различного характера. В соответствии с приказом Минтранса №476 от 07.11.2017 в путевке указывают дополнительные сведения о собственнике транспортного средства: индивидуальные предприниматели — ОГРИП, а организации — ОГРН.
Не всем организациям подходят унифицированные бланки, кроме того, они не для всех обязательны. Поэтому юрлицо (или ИП) вправе разработать собственный вариант, в котором учесть все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение собственного измененного бланка указывают в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяют и правила, регламентированные статьей 9 федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011 о бухгалтерском учете.
Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:
- учетной политике;
- приказе об утверждении первичного бланка.
В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления. В текстовом блоке приказа указывают предмет рассмотрения – утверждение нового шаблона документа. Обязательно должна быть прописана дата, с которой бланк будет введен в систему документооборота. В заключительном разделе приказа перечисляются сотрудники, которые должны руководствоваться этим локальным актом, и их подписи.
Путевой лист ТС необходим при выезде любого транспорта по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены не только для автотранспортных компаний, но и для всех остальных, он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.
В 2018–2019 гг. таких сведений стало больше — чиновники добавили обязанность указывать сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.