Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сколько хранить кадровые документы: новые сроки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кадровые сотрудники регистрируют изданные приказы по личному составу в отдельно отведенном журнале в день его издания, причем регистрации подлежат любое распоряжение руководства относительно сотрудников.
Документы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, кадровом учете
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Реестр должностей федеральной государственной гражданской службы | Постоянно (1) | (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
| Реестр должностей государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации | Постоянно (1) | (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
| Реестры федеральных государственных служащих, государственных служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих | Постоянно (1) | (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
| Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: | (1) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет | |
| а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; | 50/75 лет ЭПК | |
| б) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; | 5 лет (1) | |
| в) о служебных проверках; | 5 лет | |
| г) о направлении в командировку работников; | 5 лет (1) | |
| д) о дисциплинарных взысканиях | 3 года | |
| Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении | 50/75 лет ЭПК | – |
| Уведомления, предупреждения, работников(ам) работодателем | 3 года | – |
| Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей и включению в кадровый резерв: | – | |
| а) решения конкурсных комиссий по итогам конкурса на замещение вакантных должностей; | 15 лет | |
| б) протоколы заседаний конкурсных комиссий по результатам конкурса на включение в кадровый резерв; | 5 лет | |
| в) конкурсные бюллетени | 5 лет | |
| Документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании): | – | |
| а) претендентов на замещение вакантной должности, не допущенных к участию в конкурсе и не прошедших конкурсный отбор; | 3 года | |
| б) лиц, не принятых на работу | 1 год | |
| Документы (списки, представления, характеристики, анкеты, резюме) по формированию кадрового резерва организации | 5 лет | – |
| Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных: | (1) После замены новыми | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | 3 года (1) | |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года (1) | (1) После истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором |
| Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности | 3 года (1) | (1) После замены новыми |
| Должностные регламенты (инструкции) работников | 50/75 лет | – |
| Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих | 50/75 лет ЭПК | – |
| Личные дела руководителей и работников организаций (1) | 50/75 лет ЭПК | (1) Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – локальными нормативными актами организации |
| Акты приема-передачи личных дел государственных и муниципальных служащих при переводе государственных (муниципальных) служащих на должность государственной (муниципальной) службы в другом государственном органе (органе местного самоуправления) | 50 лет | – |
| Характеристики, справки об объективных сведениях на работников | 5 лет | – |
| Листы собеседования, стажировочные листы водителей | 5 лет | – |
| Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) | До востребования (1) | (1) Невостребованные работниками – 50/75 лет |
| Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника | 50/75 лет | – |
| Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий | 1 год | – |
| Отчеты работников о командировках | 5 лет ЭПК | – |
| Графики отпусков | 3 года | – |
| Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий | 3 года | – |
| Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников | 3 года | – |
| Документы (справки, характеристики, представления, переписка) по назначению на должности, заключению служебных контрактов с государственными и муниципальными служащими | 5 лет | – |
| Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе | 5 лет | – |
| Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе | 5 лет (1) | (1) После снятия с учета |
| Журналы проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе | 5 лет | – |
| Кодексы профессиональной этики: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним | 1 год | – |
| Списки: | – | |
| а) членов руководящих и исполнительных органов организации; | Постоянно | |
| б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий; | Постоянно | |
| в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий; | Постоянно | |
| г) работников, прошедших аттестацию; | 5 лет | |
| д) кандидатов на выдвижение по должности; | До замены новыми | |
| е) совмещающих работу с получением образования; | 5 лет | |
| ж) работников, вышедших на пенсию, ушедших в отставку; | 5 лет | |
| з) лиц, выезжающих за границу | 5 лет | |
| Книги, журналы, карточки учета, базы данных: | – | |
| а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; | 50/75 лет | |
| б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); | 50/75 лет | |
| в) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; | 50/75 лет | |
| г) бланков трудовых книжек и вкладыша в нее; | 5 лет | |
| д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы; | 5 лет | |
| е) лиц, подлежащих воинскому учету; | 5 лет | |
| ж) отпусков; | 5 лет | |
| з) прихода и ухода работников, местных командировок; | 1 год | |
| и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации; | 50/75 лет | |
| к) выдачи служебных заграничных паспортов | 5 лет |
Характеристики товара
- Бренд: Кадры в порядке
- Артикул: КД-04
- Тип: журнал
- Область применения: Кадровое делопроизводство
- Комплект: N
- Количество в упаковке: 1
- Формат: А4
- Количество листов: 32
- Ориентация: вертикальная
- Тип обложки: мягкая
- Материал обложки: золотистый картон
- Съёмная обложка: Есть
- Количество страниц: 64
- Нумерация страниц: да
- Тип бумаги: офсетная
- Плотность бумаги: 80 г/м2
- Печать: цифровая
- Рабочая поверхность листа: двусторонняя
- Тип крепления: скрепки
- Прошнурован: Да
- Тип шнуровки: Лента
- Опломбирован: Да
- Тип пломбы: Номерная голографическая
- Вес (грамм): 200
- Длина (мм): 288
- Ширина (мм): 210
- Высота (мм): 6
- Толщина (мм): 6
- Цвет : золотистый
- Страна изготовитель: Россия
Требования к приказам по личному составу
«Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утверждена приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г.) содержит требования к оформлению и перечню необходимых реквизитов, которые в приказах по личному составу должны быть указаны в обязательном порядке.
Так, формат бланка должен быть А4, шрифт: №13. Текст следует выровнять по левой стороне, соблюдая полуторный интервал слева, красная строка должна содержать отступ – 1,25 см.
Должно быть указано:
- Наименование организации.
- Слово «Приказ».
- Дата (прописывается как цифрами, так и словами) и номер (№ и порядковый номер).
- Чётко сформулированный заголовок без точки.
- В первой (констатирующей) части коротко излагаются причина, цели и задачи издания распоряжения. После чего следует вторая часть текста, начинающаяся со слова «Приказываю».
- Вторая часть (распорядительная) раскрывает первую. В ней содержатся указания, исполнитель и сроки исполнения.
- Должности визирующих, их подписи с расшифровками, даты.
- Подпись сотрудника, ознакомившегося с документом.
- Отметка об исполнении и направлении его в дело.
Зарегистрированный приказ обладает юридической значимостью, и если этого не сделать, то приказ утрачивает свою силу. Ведется журнал за текущий год, нумерация производится сначала. Подобные приказы оформляют в соответствии с требованиями ТК РФ и они выступают как веские основания для внесения записи в трудовую книжку сотрудника.
Как видно из приведенного примера, в журнале присутствуют:
- Порядковый номер проведенной записи.
- Номер приказа, на основании которого делается регистрация.
- ФИО сотрудника.
- Подразделение, где будет работать сотрудник.
- Его штатная должность.
- Присвоенный табельный номер сотрудника.
- Сведения о трудовом договоре: номер и дата заключения.
- Дополнительная информация.
Опытные кадровые сотрудники подразделяют приказы по личному составу по их значимости, и регистрируют отдельно долгосрочные и срочные приказы.
Как закрыть книгу регистрации приказов
Все зависит от специализации предприятия и от условий, прописанных в трудовом договоре организации. Все эти документы в обязательном порядке проходят через бухгалтерию для начисления заработной платы и других выплат, причитающихся сотрудникам, и предоставления данных в Фонд социального страхования и Пенсионный фонд.
Важно! Специалисты организации, осуществляющие функции управления на предприятии: директор предприятия, главный бухгалтер, руководитель подразделения, при назначении или переводе их на должность, оформляются на основании приказа по основной деятельности.
Если главный бухгалтер ведет несколько учреждений одного ведомства, например, в отделах образования в пределах одного района, то рациональнее всего, журналы регистрации бухгалтера и руководителя вести отдельно.
В начале года секретарю приходится активно действовать сразу в нескольких направлениях: вести текущую работу, подводить итоги прошлого года и планировать деятельность (свою и коллег) на несколько месяцев вперед.
Как бы чего не упустить… Начнем с журналов регистрации Из года в год актуален один и тот же вопрос: нужно ли заводить новые журналы регистрации документов или можно продолжать старые? Ответ: нужно.
Нумерация в новых журналах начнется с № 1, даже если в прошлогоднем журнале было зарегистрировано мало документов. Старые журналы обязательно следует «закрыть» (об этом далее).
Важно
Заводить новые регистрационные формы необходимо уже в первый рабочий день года. А что в планах? После того как необходимые регистрационные формы будут созданы и работа по окончании затяжных праздников потечет в обычном темпе, нужно будет заняться планированием своей деятельности на ближайший год.
Независимо от того, о каких именно приказах по личному составу идет речь, в каждой компании предусмотрено архивное хранение документов. Это наиболее распространенная форма учета бумаг. Причем всех. Не обязательно по личному составу. В архивы все данные отправляются после того, как в них отпадает надобность. Либо те, что уже исполнены. Например, личные дела сотрудников. Как только подписан приказ об увольнении, а также дело закрывается, оно должно быть отправлено в архив для хранения на установленный срок. Существует несколько типов сортировки данных, но о них немного позже.
Для начала следует отметить, что архивы могут быть представлены в виде бумажной формы (обязательно), а также электронной. Независимо от этого компания выбирает принципы систематизации хранящейся информации. Архивные данные имеют опись. В ней представлен краткий список всей хранящейся документации. Архивное хранение документов — самая удобная форма учета данных. Она используется и в бумажном, и в электронном виде. Следует отметить, что временные документы не заносятся в архив. Они прилагаются к основным бумагам, а затем уничтожаются. Рекомендуется все приказы временного хранения отправлять в отдельное место и не совмещать их с долговременными или кратковременными.
Виды приказов по движению кадров
К приказам, имеющим срок хранения до семидесяти пяти лет, относятся следующие:
- О приёме на работу по основному месту, на неполный рабочий день, совместительству, вахтовым методом и др.
- О премировании сотрудников за хорошее исполнение обязанностей или высокие показатели в работе, по случаю профессионального праздника.
- О перемещении работников (перевод сотрудников на работу в другую местность, в другой отдел, изменении заработной платы работников, их повышение в должности и т.д.).
- Об увольнении сотрудников, о расторжении договора по желанию сотрудника или по соглашению сторон, или по другим основаниям.
- О направлении сотрудников в командировку (зарубежную, длительную).
- Об отпуске или командировках, связанных с вредными или опасными для здоровья или жизни работников условиями труда.
- О предоставлении сотрудникам отпуска без сохранения заработной платы.
- О предоставлении сотрудника отпуска по уходу за ребёнком до полутора, трёх лет.
- О досрочном выходе сотрудника из отпуска по уходу за ребёнком до полутора, трёх лет.
- Об изменении имени, фамилии, отчества сотрудника.
- О поощрении сотрудника (награждение почётной грамотой, подарком, премирование, объявление благодарности и т.п.).
В отдельную группу также можно выделить приказы по личному составу, имеющие срок хранения до пяти лет:
- О дисциплинарных взысканиях.
- О краткосрочных командировках.
- О ежегодных оплачиваемых отпусках.
- О праздничных днях и др.
-
Все
приказы подразделяют на следующие виды:
- 1/
Приказы по основной деятельности с
постоянным сроком хранения - 2/
Приказы по личному составу со сроком
хранения 75 лет - 3/
Приказы по личному составу со сроком
хранения 5 лет - 4/
Приказы по административно-хозяйственной
деятельности со сроком хранения 5 лет -
Приказы
по основной деятельности, срок хранения
пост. - О
совершенствовании структуры организации - О
создании, слиянии, реорганизации
подразделений организации - Об
изменении режима работы организации - Об
утверждении и введении в действие
организационно-правовых документов
(в
т.ч. должностных инструкций)
О
внесении изменений в
организационно-распорядительные
документы
О
создании экспертных комиссий, рабочих
групп, совещательных органах
О
проведении мероприятий (семинаров,
конференций и т.п.)
- О
делегировании полномочий - О
правах подписи документов - О
распределении обязанностей - Об
утверждении учетной политики организации - По
подотчетным лицам - О
проведении инвентаризации и создании
инвентаризационной комиссии - О
приеме, перемещении, списании основных
средств - Об
утверждении штатного расписания
организации - О
внесении изменений в штатное расписание - О
сокращении штатов организации
О
проведении аттестации работников
организации (в т.ч. о создании
аттестац.комиссий)
- О
совершенствовании системы повышения
квалификации работников организации -
По
административно-хозяйственным вопросам
со сроком хранения 5 лет - О
выплате пособия / материальной помощи
Об
изготовлении маркетинговых материалов
(календари, визитки и т.д.)
- О
переносе выходных дней / О работе
организации в праздничные и выходные
дни - О
выполнении ремонтных работ - О
направлении сотрудников на учебу/семинары -
Приказы
по личному составу со сроком хранения
75 лет - О
приеме работника (работников) на работу - О
прекращении действия трудового договора
с работником (работниками) - О
переводе работника (работников) на
другую работу - О
предоставлении работнику (работникам)
отпуска без сохранения заработной платы - О
предоставлении отпуска по уходу за
ребенком до 1,5, 3-х лет - О
досрочном выходе из отпуска по уходу
за ребенком до 1,5, 3-х лет - Об
отмене действия приказа на предоставление
работнику отпуска - О
направлении работника (работников) в
командировку (зарубежные) - О
поощрении работника (работников) - Об
изменении фамилии - О
назначении на должность - О
совмещении должностей / профессий
Об
исполнении обязанностей (на время
отпуска и т.п.)
- Об
установлении надбавки к должностному
окладу -
Приказы
по кадрам со сроком хранения 5 лет - О
предоставлении отпуска работнику
(работникам) ежегодного оплачиваемого,
учебного отпусков - Об
отзыве из ежегодного оплачиваемого
отпуска - О
переносе ежегодного оплачиваемого
отпуска - О
направлении работника (работников) в
командировку (краткосрочные командировки
внутри страны) - О
привлечении к работе в выходные и
праздничные дни - О
привлечении к сверхурочным работам - О
привлечении работника к дисциплинарной
ответственности - О
снятии с работника дисциплинарной
ответственности - Об
отстранении от работы - О
прекращении отстранения и допуске к
работе - О
вынесении взыскания работнику за прогул
/ Об объявлении выговора
Как заполнить журнал регистрации приказов: требования к бумажной и электронной форме
- О приёме на работу по основному месту, на неполный рабочий день, совместительству, вахтовым методом и др.
- О премировании сотрудников за хорошее исполнение обязанностей или высокие показатели в работе, по случаю профессионального праздника.
- О перемещении работников (перевод сотрудников на работу в другую местность, в другой отдел, изменении заработной платы работников, их повышение в должности и т.д.).
- Об увольнении сотрудников, о расторжении договора по желанию сотрудника или по соглашению сторон, или по другим основаниям.
- О направлении сотрудников в командировку (зарубежную, длительную).
- Об отпуске или командировках, связанных с вредными или опасными для здоровья или жизни работников условиями труда.
- О предоставлении сотрудникам отпуска без сохранения заработной платы.
- О предоставлении сотрудника отпуска по уходу за ребёнком до полутора, трёх лет.
- О досрочном выходе сотрудника из отпуска по уходу за ребёнком до полутора, трёх лет.
- Об изменении имени, фамилии, отчества сотрудника.
- О поощрении сотрудника (награждение почётной грамотой, подарком, премирование, объявление благодарности и т.п.).
При помощи электронной формы документа будет достаточно просто собрать эту информацию. Бумажный вариант нужно будет долго и внимательно просматривать, а если нужно будет изучить деятельность сотрудника, например, за четыре года, то в таком случае процесс займёт очень много времени.
Регистрация приказов по личному составу пошаговая инструкция
Чувствуется большая работа в подборках книг и рекомендаций и главное, опыт и практика людей, а не теория. Еще раз спасибо за книги, журналы и ваш сайт! С уважением, Валентина У. Очень нравится Ваш журнал «Кадровик- практик» и его справочная база ИКС! В базе так много материала, консультаций, образцов документов, пошаговых инструкций и всего- всего. Пользуюсь базой в работе каждый день. Всё подходит и помогает.
Екатерина Сергеевна, инспектор по кадрам. Я получила «Пакет Кадровика» Профессиональной версии. Поскольку я планировала зарегистрироваться в качестве ИП и мне бы потребовались сведения по ведению кадрового учета, то занялась поиском подобной библиотеки. Нашла ваш сайт через поисковик Яндекс. Пакет считаю крайне полезным и удобным, особенно в плане форм документов и пошаговых процедур по учету кадров.
Приказы по личному составу, что это за приказы: правила составления
В 2004 г. для придания единообразия кадровой документации разных по правовой форме предприятий и организаций Госстандартом разрабатываются унифицированные формы управленческих документов, в том числе и кадровых приказов. Такое нововведение позволило упорядочить кадровое делопроизводство и предоставляемую контролирующим инстанциям отчетность.
Распоряжения руководителя каждой организации направлены на решение общих и текущих задач, обеспечение оперативного управления различными процессами. Приказы по кадровому составу отличает от прочих и выделяет тот факт, что они регулируют именно трудовые, а не иные отношения между гражданами-работниками и органами управления работодателя. Иными словами, касаются отдельных сотрудников или всего коллектива.
Порядок составления и оформления приказов по личному составу
Для любого приказа по личному составу должно быть основание.
Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.
Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.
В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:
- наименование документа;
- номер;
- дата;
- название организации;
- смысловая часть;
- Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
- основание;
- отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
- подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.
При текущей работе на предприятии необходимо правильно организовать работу с распорядительными документами. Для того, чтобы это сделать, нужно разобраться, как именно надо их классифицировать. Правила должны удовлетворять следующим требованиям:
- Они должны быть удобны для проведения текущей деятельности.
- Принципы классификации не должны противоречить тем, которые будут использоваться при дальнейшем архивном хранении.
На протяжении лет в этом вопросе сложилась определённая практика. Их принято разделять на 2 основные части:
- относящиеся к основной деятельности;
- личный состав предприятия.
В нём указаны следующие категории хранения:
- Основная часть деятельности фирмы.
- Те документы, на основании которых выполняется работа с личным составом.
- Хозяйственные и административные вопросы.
Кроме того, упоминается ещё одна категория. Речь идёт о тех, которые присылаются для сведения. В этом случае предусмотрено, что срок их хранения истекает после того, как они перестанут быть нужны.
Указанная классификация используется в качестве основы при работе.
Нормативная регламентация
Основным нормативным документом в рассматриваемой сфере является «Перечень типовых документов, которые образуются в деятельности организаций, с указанием соответствующих сроков хранения». Этот нормативный акт был утверждён Росархивом в 2000 году.
Важно отметить, норма о том, что определённые документы необходимо хранить постоянно, относится к тем организациям, которые их предоставляют для формирования государственных и муниципальных архивов. Для прочих организаций и предприятий, в данном случае, ограничение может составлять 10 лет. При этом подразумевается, что законодательство в отдельных случаях может увеличивать указанный срок.
Организация регистрации
В настоящее время существуют различные электронные системы кадрового делопроизводства и документооборота, в которых возможно осуществление регистрации приказов по личному составу в рамках общей базы по всему предприятию, включая обособленные подразделения. Однако и физические журналы регистрации приказов не утеряли своей актуальности и могут использоваться в работе.
Регистрация приказов по личному составу может осуществляться как валовым методом (01, 02, 03 и т.п.), так и с присвоением отдельным видам приказов отдельных индексов (ОБ – отпуск по беременности и родам, О – ежегодный отпуск, У — увольнение, Д — приказ по дисциплине и т.п.).
Как правило, приказы по дисциплине и о поощрении регистрируются под отдельными индексами. Это удобнее и позволяет обеспечивать их более быстрый поиск.
С целью обеспечения единообразия регистрации приказов рекомендуется утвердить их индексы приказом руководителя. Копия этого приказа вкладывается в журнал.
Ответственным за ведение журнала может быть как руководитель кадровой службы, так и иное лицо. С этой целью руководителем организации издается приказ о назначении ответственного лица. С приказом ответственное лицо должно быть ознакомлено под подпись.
Также обязанность по ведению журнала можно закрепить в должностной инструкции работников кадровой службы или в Положении об отделе кадров.